Open kantoortuinen hebben een vlucht genomen vanwege de wens om de interactie en samenwerking tussen werknemers te vergroten. Maar een innovatief nieuw onderzoek heeft uitgewezen dat werknemers in kantoortuinen 73% minder tijd besteden aan persoonlijke interacties. Het gebruik van e-mail en berichten steeg met meer dan 67%.

De studie is de eerste die de effecten van kantoortuinen volgt met behulp van objectieve communicatiemaatstaven. Het gebruikte elektronische badges en microfoons om interacties tussen medewerkers te monitoren en veranderingen in e-mailgebruik bij te houden.

De bevindingen bouwen voort op eerder onderzoek, die heeft gevonden, bijvoorbeeld, open werkomgevingen brengen het vermogen van werknemers om zich te concentreren en zich op hun werk te concentreren in gevaar.

Waarom open gaan?

Theoretisch zijn er goede redenen om naar een kantoortuin te verhuizen. Onze sociale omgeving speelt een grote rol in ons vermogen om proactief en gemotiveerd te zijn.

En succes op moderne werkplekken wordt vaak gedreven door hoe goed individuen met elkaar en met de organisatie omgaan.

Onderzoek heeft aangetoond dat de tijd die werknemers besteden aan "samenwerkingsactiviteiten" in de afgelopen twee decennia "met 50% of meer is gestegen".

Van werkplekken die frequenter en kwalitatief beter contact met anderen mogelijk maken, is aangetoond dat ze de communicatie en samenwerking bij taken verbeteren, werkplezier en sociale steun.

De inrichting van de werkplek heeft hier grote invloed op, door onderling afhankelijk werk te ondersteunen of af te leiden.

Het opbouwen van een sterk gemeenschapsgevoel is een sleutelfactor geweest in het succes van de aanbieder van coworking-ruimtes WeWork. Dit is grotendeels bereikt door de fysieke werkomgeving – schone ruimtes, smalle gangen, gemeenschappelijke keukens en dergelijke.

Privacy en concentratie zijn van cruciaal belang

Maar ondanks het streven naar samenwerking op de werkvloer, ook de behoefte aan concentratie en gericht individueel werk neemt toe.

En onderzoek toont aan dat wanneer werknemers zich niet kunnen concentreren, ze hebben de neiging om minder te communiceren. Ze kunnen zelfs onverschillig worden voor hun collega's.

Kenniswerk vereist dat medewerkers specifieke taken uitvoeren door het verzamelen, analyseren en beslissingen nemen met behulp van meerdere informatiebronnen. Wanneer een van deze cognitieve processen wordt onderbroken, inefficiëntie en fouten nemen toe.

Zich kunnen concentreren op een taak zonder onderbreking of afleiding is een essentiële basis voor effectief werken.

Maar onderzoek suggereert dat een slecht ontwerp onbedoelde gevolgen kan hebben - de cognitieve belasting van werknemers vergroten door een hoge dichtheid of lage privacy, die beide de afleiding vergroten.

Waarom een ​​open plan niet per se tot samenwerking leidt

In veel kantoortuinen de drang naar meer interactie en samenwerking gaat ten koste van het vermogen om te focussen en te concentreren.

Wanneer afleiding het moeilijk maakt voor werknemers om zich te concentreren, cognitieve en emotionele bronnen zijn uitgeput. Het resultaat is toenemende stress en fouten, prestatie ondermijnen.

Wanneer medewerkers zich niet kunnen concentreren op hun werk, hun verlangen om te communiceren en samen te werken met anderen is verminderd.

In aanvulling, nieuw onderzoek suggereert dat meer drukte op de werkplek en lage niveaus van privacy leiden tot defensief gedrag en spanningen op de werkplekrelaties.

Andere aspecten van werkplekontwerp, zoals uitzicht op de natuur of toegang tot daglicht, kan cognitieve bronnen aanvullen, zelfs in aanwezigheid van afleiding.

Een esthetisch aangename omgeving kan een ervaring bieden die herstellend is.

Aanvullend, onderzoek heeft aangetoond dat esthetisch aantrekkelijke werkplekken kunnen helpen bij het creëren van vertrouwen binnen organisaties.

De juiste balans vinden

Opkomend onderzoek heeft aangetoond dat individuen vergelijkbare werkomgevingen anders bekijken. In plaats van een one-size-fits-all-aanpak, zoals traditioneel is in een open ontwerp, werkomgevingen moeten verschillende opties bieden die werknemers ondersteunen om effectief te werken.

Evoluerende modellen van werkplekontwerp proberen dit te bereiken, door verschillende zones te voorzien voor verschillende soorten werk en verschillende behoeften.

Echter, het effect van shared desk arrangementen in dit soort omgevingen behoeft nader onderzoek.

Veel werkgevers zijn sterk gericht op het stimuleren van samenwerking en interactie ten koste van privacy en concentratie. Dit heeft negatieve gevolgen voor zowel de productiviteit als de werkrelaties.

Organisaties moeten zich richten op het bieden van werkplekken die voldoen aan de eisen voor privacy en focus, maar ook interactie en samenwerking.

Om dit te behalen, er moet meer nadruk worden gelegd op zowel visuele als auditieve privacy, met name het gebruik van akoestische behandelingen, evenals de indeling en uitstraling van de werkplek als geheel.

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op The Conversation. Lees het originele artikel.