Denkt u dat e-mailen belangrijkere taken op het werk in de weg staat, of dat slechts een paar keer per dag uw inbox controleren de meest efficiënte aanpak is?

Nieuw onderzoek door een e-mailexpert van Kingston University uit Londen daagt enkele van de algemeen aanvaarde opvattingen uit over de beste manier om e-mails op de werkplek te beheren en te gebruiken.

Dokter Emma Russel, Hoofd van de onderzoeksgroep Welzijn op het werk aan de Kingston Business School in Londen, voerde een uitgebreide literatuurstudie uit met betrekking tot strategieën die mensen gebruiken om hun zakelijke e-mail te beheren. Opkomende thema's werden vervolgens getoetst in interviews met een groep werkende volwassenen om erachter te komen hoe deze benaderingen in de praktijk werken.

In opdracht van de Britse werkplekexperts Acas, de bevindingen van het onderzoek worden nu gebruikt om werkgevers en werknemers onpartijdige informatie en begeleiding te geven. Naast de ontwikkeling van een reeks toptips voor medewerkers, het onderzoek zette ook vraagtekens bij de effectiviteit van populaire percepties rond e-mailgebruik.

Een voorbeeld hiervan was de overtuiging dat e-mail een tijdrovende afleiding was van echte, belangrijk werk – terwijl in feite slechts een zeer klein deel van de e-mails die op het werk worden verzonden en ontvangen, is niet-werkkritisch, zei dokter Russell.

"Mensen gebruiken e-mail om hun werk gedaan te krijgen, ", legde de beroepspsychologische expert uit. "De meeste mensen zeggen dat ze zich niet kunnen voorstellen dat ze hun werk effectief kunnen doen zonder, en zeer weinigen sturen niet-werkkritische e-mail tijdens hun werkdag."

Een andere mythe die door het onderzoek werd aangevochten, was dat e-mailen een belemmering vormt voor het ontwikkelen van sterke werkrelaties tussen collega's, terwijl in feite het weerspiegelt alleen de bestaande cultuur op de werkplek, Dr. Russell toegevoegd.

"De manier waarop e-mails worden gebruikt, weerspiegelt meestal de cultuur van een organisatie, bijvoorbeeld e-mailgebruikers zullen slechte e-mailetiquette vertonen, en mensen naar berichten kopiëren om anderen verantwoordelijk te houden, als er een schuldcultuur bestaat. Als de vertrouwenscultuur goed is, e-mail wordt gebruikt om nieuwe en lonende relaties te smeden."

In de tussentijd, het idee dat mensen hun e-mail maar een paar keer per dag zouden moeten checken, was een andere gangbare praktijk die contraproductief bleek te zijn. In plaats daarvan, het regelmatig controleren en verwerken van e-mails gedurende de dag stelt werknemers in staat prioriteiten te stellen en hun werklast effectief te beheersen - en vermijdt de negatieve implicaties van een opeenstapeling van taken in de inbox, zei dokter Russell. "De sleutel hier is om niet toe te staan ​​dat e-mail uw werk onderbreekt, maar om te kiezen wanneer die controles worden uitgevoerd, " voegde ze eraan toe.

Het onderzoek leidde ertoe dat ze drie hoofdthema's identificeerde waarop strategieën betrekking hebben:de cultuur van e-mail waarin een gebruiker opereert, het vormgeven van gedrag naarmate de technologie zich in de loop van de tijd heeft ontwikkeld, en individuele verschillen met betrekking tot persoonskenmerken en percepties.

Dankzij de onderzoeksresultaten heeft Dr. Russell nu een reeks toptips kunnen samenstellen voor het effectief beheren van e-mail op het werk. "Het is duidelijk dat er geen uniforme set strategieën is die onze productiviteit en ons welzijn op het werk universeel zal verbeteren, " zei ze. "Maar het gebruik van slechts enkele van deze tips zou de manier waarop we onze e-mail beheren aanzienlijk kunnen verbeteren, en ons helpen om meer controle te krijgen. De aanwijzingen zijn voldoende gebaseerd op onderzoek om nuttig advies te geven."

Acas Senior Research Manager Rachel Pinto - die opdracht gaf tot het onderzoek - zei dat e-mail een integraal onderdeel is van het werkende leven van veel mensen, dus het was van vitaal belang om strategieën te ontwikkelen om er effectief mee om te gaan. "Het onderzoek suggereert dat werkgevers en werknemers baat kunnen hebben bij het herzien van hun e-mailgedrag en -praktijken om inboxen te helpen beheren en ervoor te zorgen dat e-mails geen bron van stress worden, "zei ze. "Vooruitgaand, Acas zal dit onderzoek gebruiken om te helpen bij het informeren en ontwikkelen van onze begeleiding om werkplekken te helpen bij het ontwikkelen van positieve werkomgevingen en relaties."

De beste tips van Dr. Russell voor het beheren van e-mail op het werk:

• Behandel en wis e-mail wanneer u deze controleert. Lees het niet alleen, maar handel ernaar - archiveer het, markeer het, Verwijder het. Door de rommel in de inbox te verminderen, mensen melden zich minder overbelast te voelen.
• Schakel e-mailwaarschuwingen uit. Onderbrekingen kunnen een negatieve invloed hebben op onze efficiëntie, maar zorg ervoor dat u nog steeds regelmatig inlogt - ongeveer eens in de 45 minuten - om op de hoogte te blijven van e-mail en nieuwe werkprioriteiten.
• Gebruik de functie 'uitstellen verzenden' bij het verzenden van e-mail buiten kantooruren, zodat ontvangers hun e-mail alleen tijdens de normale werkuren ontvangen. Dit betekent dat terwijl u profiteert van de flexibiliteit van e-mail, je legt dit niet op aan de ontvanger.
• Bekijk uw persoonlijke e-mailstrategieën - zijn ze doelgericht en efficiënt of zijn ze gebruikelijk en reactionair? Veel mensen zijn bezig met automatische, reactief gebruik van e-mail dat meer strategische besluitvorming en nadenken kan voorkomen.

Dr. Russell bestudeert al meer dan 12 jaar e-mailgedrag op de werkplek en de impact ervan op het algemeen welzijn en heeft eerder onderzoek gedaan naar hoe de e-mailpraktijken van ijverige werknemers hen ongelukkig en minder effectief maken.