"Wat is er nodig om een ​​veel grotere afhankelijkheid van thuiswerken voor ten minste een deel van elke week aan te moedigen?" vroeg Frank Schiff, de hoofdeconoom van het Amerikaanse Comité voor Economische Ontwikkeling, in The Washington Post in 1979.

Vier decennia later, wij hebben het antwoord.

Maar COVID-19 betekent niet het einde van het gecentraliseerde kantoor dat door futuristen werd voorspeld sinds ten minste de jaren zeventig.

De organisatorische voordelen van het 'nabijheidseffect' - de neiging om diepere relaties te ontwikkelen met degenen die we het vaakst zien - zijn goed ingeburgerd.

Het kantoortuin zal moeten evolueren, Hoewel, zijn ware doel vinden als een collaboratieve werkruimte, aangevuld met werken op afstand.

Als we het slim aanpakken, noodzaak kan de moeder van heruitvinding blijken te zijn, geeft ons het beste van zowel gecentraliseerd als gedecentraliseerd, samenwerkings- en privé-werkwerelden.

Culturele weerstand

Organisatiecultuur, geen technologie, is lange tijd de belangrijkste kracht geweest die ons in centrale kantoren hield.

"Dat was het geval in 1974 en is nog steeds het geval, " observeerde de "vader van telewerken" Jack Nilles in 2015, drie decennia nadat hij en zijn collega's van de University of Southern California hun historische rapport Telecommunications-Transportation Tradeoff:Options for Tomorrow hadden gepubliceerd. "De adoptie van telewerken loopt nog steeds ver achter op zijn potentieel."

Tot nu.

Maar er was een pandemie nodig om de status-quo te veranderen – genoeg bewijs voor cultuurresistentie.

In zijn artikel uit 1979 Schiff schetste drie belangrijke bezwaren tegen thuiswerken:

• hoe u kunt zien hoe goed werknemers het doen, of als ze überhaupt werken
• behoefte van werknemers aan contact met collega's en anderen
• te veel afleiding.

Op het eerste bezwaar Schiff antwoordde dat experts het erover eens waren dat prestaties het best kunnen worden beoordeeld op basis van de output en de doelstellingen van de organisatie. Naar de derde, merkte hij op:"In veel gevallen het tegenovergestelde is waarschijnlijk waar."

Het COVID-19-experiment tot nu toe steunt hem. De meeste werknemers en managers zijn blij met werken op afstand, geloven dat ze net zo goed presteren, en wil ermee doorgaan.

Persoonlijk contact

Maar het tweede argument – ​​de noodzaak van persoonlijk contact om hecht teamwerk te bevorderen – is moeilijker te negeren.

Er is bewijs dat thuiswerkers behoefte hebben aan meer feedback.

Zoals onderzoekers Ethan Bernstein en Ben Waber opmerken in hun Harvard Business Review-artikel The Truth About Open Offices, gepubliceerd in november 2019, "een van de meest robuuste bevindingen in de sociologie - voorgesteld lang voordat we de technologie hadden om het door middel van gegevens te bewijzen - is dat de neiging, of nabijheid, voorspelt sociale interactie".

Wabers onderzoek bij het MIT Media Lab toonde aan dat de kans dat twee werknemers met elkaar communiceren, hetzij persoonlijk, hetzij elektronisch, recht evenredig is met de afstand tussen hun bureaus. In zijn boek People Analytics uit 2013 neemt hij de volgende resultaten op van een bank- en informatietechnologiebedrijf.

Experimenten in samenwerking

Interesse in het bevorderen van samenwerking heeft soms geleid tot rampzalige experimenten op de werkplek. Een daarvan was het gebouw dat Frank Gehry eind jaren tachtig ontwierp voor reclamebureau Chiat/Day.

Bureaubaas Jay Chiat zag zijn hoofdkantoor als een futuristische stap naar 'flexibel werk', maar arbeiders hadden een hekel aan het gebrek aan persoonlijke ruimtes.

Minder dystopisch was het hoofdkantoor van Pixar Animation Studios dat in 2000 werd geopend. Steve Jobs, meerderheidsaandeelhouder en CEO, begeleidde het project. Hij had een grote interesse in zaken als de plaatsing van badkamers, toegankelijk via het centrale atrium van het gebouw. "We wilden een manier vinden om mensen te dwingen samen te komen, " hij zei, "om veel willekeurige botsingen van mensen te creëren".

Toch blijkt uit het onderzoek van Bernstein en Waber dat de nabijheid ook sterk is in 'campus'-gebouwen die zijn ontworpen om 'toevallige interactie' te bevorderen. Voor meer interactie, ze zeggen, werknemers zouden "idealiter op dezelfde verdieping" moeten zijn.

Apart zijn

Hoe kunnen we de organisatorische krachten die ons samentrekken in evenwicht brengen met de gezondheidskrachten die social distancing pushen?

We weten dat COVID-19 zich het gemakkelijkst verspreidt tussen mensen in afgesloten ruimtes voor langere periodes. In Groot-Britannië, Uit onderzoek van de London School of Hygiene and Tropical Medicine blijkt dat werkplekken het meest voorkomende transmissiepad zijn voor volwassenen van 20 tot 50 jaar.

Het kan zijn dat we moeten wennen aan het dragen van maskers en het veelvuldig ontsmetten en desinfecteren van de handen in drukbezochte ruimtes en gedeelde faciliteiten, van toetsenborden tot keukens. Elke deurknop en liftknop is een probleem.

Maar de ruimte is de laatste grens.

Er is meer voor nodig dan elk tweede bureau leegmaken of barrières opleggen zoals hokjesmuren, die grotendeels het punt van open kantoren verslaan.

Een alternatieve visie komt van vastgoeddienstverlener Cushman &Wakefield. Het "6 feet office"-concept omvat meer ruimte tussen bureaus en veel visuele aanwijzingen om collega's eraan te herinneren fysieke afstanden te bewaren.

Natuurlijk, om zoiets in de meeste kantoren te doen, zal op een bepaalde dag een deel van het personeel thuis moeten werken. Het betekent voor de meesten ook het einde van het individuele bureau.

Dit onderdeel is misschien wel het moeilijkst te hanteren. We houden van onze persoonlijke ruimtes.

We moeten de opoffering van het delen van ruimtes afwegen tegen de voordelen van niet op kantoor werken terwijl we collega's toch persoonlijk kunnen zien. We hebben nieuwe regelingen nodig voor het opbergen van persoonlijke spullen buiten het oude kluisje, en "overdrachts"-protocollen voor apparatuur en meubilair.

Kantoren zullen ook meer privéruimtes nodig hebben om meer gebruik te kunnen maken van videoconferenties en dergelijke. Dit soort samenwerkingstools werken niet goed als je jezelf niet kunt isoleren van afleiding.

Maar er is een enorm potentieel voordeel met het nieuwe open kantoor. Een goed geregelde rotatie van kantoordagen en stoelopstellingen zou ons kunnen helpen om meer van die collega's te leren kennen die, omdat ze vroeger een paar bureaus te ver weg zaten, we spraken zelden.

Het kan gewoon betekenen dat het open kantoor eindelijk zijn mojo vindt.

Dit artikel is opnieuw gepubliceerd vanuit The Conversation onder een Creative Commons-licentie. Lees het originele artikel.