Terwijl bedrijven debatteren over de impact van grootschalig werken op afstand, een nieuwe studie van meer dan 61, 000 Microsoft-medewerkers ontdekten dat thuiswerken ervoor zorgt dat werknemers steeds meer verdwaald raken in de manier waarop ze communiceren, minder realtime gesprekken voeren, en besteed minder uren aan vergaderingen.

De studie, gepubliceerd op 9 september in het tijdschrift Natuur Menselijk gedrag en co-auteur van Berkeley Haas Asst. Prof. David Holtz, maakte gebruik van gegevens van voor en nadat Microsoft een bedrijfsbreed thuiswerkmandaat oplegde als reactie op de COVID-19-pandemie. De bevindingen suggereren dat een fulltime personeelsbestand op afstand het moeilijker kan hebben om nieuwe informatie te verwerven en te delen, wat implicaties kan hebben voor de productiviteit en innovatie onder informatiewerkers op de weg.

"Het meten van de causale effecten van werken op afstand is historisch moeilijk geweest, omdat alleen bepaalde soorten werknemers buiten kantoor mochten werken. Dat veranderde tijdens de pandemie, toen bijna iedereen die thuis kon werken dat ook moest doen, " zei Holtz, die het onderzoek uitvoerde als MIT Sloan-doctoraatsstagiair bij Microsoft, en schreef de paper samen met Microsoft-collega's Longqi Yang, Sonja Jaffe, Siddharth Suri, en zeven anderen. "Het thuiswerkmandaat creëerde een unieke kans om de effecten van bedrijfsbreed werken op afstand op de manier waarop informatiewerkers communiceren en samenwerken te identificeren."

De analyse was gebaseerd op geanonimiseerde gegevens die de e-mails, instant berichten, belt, vergaderingen, en werkuren - allemaal ontdaan van hun inhoud en identificerende informatie - van de overgrote meerderheid van de Amerikaanse werknemers van Microsoft.

Holtz, een faculteitsfiliaal bij het Berkeley Institute for Data Science en onderzoeksfiliaal bij het MIT Initiative on the Digital Economy, zei dat hoewel de pandemie een zeldzame kans bood om de impact van bedrijfsbreed werken op afstand te bestuderen, er waren aanzienlijke inspanningen nodig om inzicht te krijgen in de mate waarin gedragsveranderingen werden veroorzaakt door met name werken op afstand in plaats van door de omwenteling van de pandemie zelf. Ten slotte, arbeiders merkten plotseling dat ze onderdak-in-place orders en aanbodtekorten navigeerden, zorg voor kinderen thuis van school of kwetsbare familieleden, en omgaan met algemene stress en angst.

Microsoft, waar 18% van de werknemers op afstand werkte voordat het bedrijf zijn thuiswerkmandaat uitvaardigde, bood de mogelijkheid om te vergelijken. De auteurs scheidden de effecten van werken op afstand van andere effecten van de pandemie door een statistische techniek te gebruiken om de Microsoft-medewerkers die al vanuit huis werkten te vergelijken met degenen die tijdens de pandemie abrupt online zijn gegaan.

De onderzoekers hadden toegang tot geanonimiseerde gegevens over de rollen van medewerkers, leidinggevende status, zakengroep, duur van het dienstverband bij het bedrijf, en welk deel van hun collega's vóór de pandemie op afstand was; ze kwamen overeen met groepen werknemers met vergelijkbare waarneembare kenmerken. Ze gebruikten ook geaggregeerde wekelijkse samenvattingen van de hoeveelheid tijd die werknemers besteedden aan geplande en ongeplande vergaderingen en telefoongesprekken, het aantal e-mails en instant messages dat ze hebben verzonden, en de lengte van hun werkweken, evenals maandelijkse samenvattingen van samenwerkingsnetwerken van werknemers.

Een van hun belangrijkste bevindingen:

• Bedrijfsbreed werken op afstand zorgde ervoor dat de samenwerkingsnetwerken van werknemers minder onderling verbonden en meer silo's raakten. Ze communiceerden minder vaak met mensen in andere formele en informele bedrijfsgroepen.
• Werken op afstand zorgde ervoor dat werknemers ongeveer 25% minder van hun tijd besteedden aan het samenwerken met collega's in groepen, vergeleken met pre-pandemische niveaus. Werken op afstand zorgde er ook voor dat werknemers langzamer nieuwe medewerkers toevoegden.
• Omgekeerd, werken op afstand leidde ertoe dat werknemers vaker communiceerden met mensen in hun innerlijke netwerk, en om meer verbindingen op te bouwen binnen dat innerlijke netwerk.
• Werken op afstand zorgde ervoor dat werknemers meer tijd besteedden aan het gebruik van asynchrone vormen van communicatie, zoals e-mail- en berichtenplatforms, en minder tijd voor synchrone gesprekken in persoon, per telefoon, of via videoconferentie.
• Werken op afstand zorgde er ook voor dat het aantal uren dat mensen aan vergaderingen besteedden met ongeveer 5% daalde, wat suggereert dat de toename van het aantal vergaderingen dat velen tijdens de pandemie hebben meegemaakt, niet te wijten was aan werken op afstand, maar vanwege andere pandemiegerelateerde factoren.

Holtz zei dat het team ook in staat was de effecten van bedrijfsbreed werken op afstand te scheiden in twee afzonderlijke componenten:hoe uw eigen samenwerkingspatronen worden beïnvloed wanneer u op afstand werkt, en hoe uw samenwerkingspatronen worden beïnvloed wanneer uw medewerkers op afstand werken. Ze concludeerden dat beide belangrijk zijn.

"Het feit dat de status van werken op afstand van uw collega's uw eigen werkgewoonten beïnvloedt, heeft grote gevolgen voor bedrijven die een hybride of gemengd werkbeleid overwegen, " zei hij. Bijvoorbeeld, het tegelijkertijd hebben van teamgenoten en medewerkers op kantoor verbetert de communicatie en informatiestroom voor zowel degenen binnen als buiten het kantoor. "Het is belangrijk om goed na te denken over hoe dit beleid wordt geïmplementeerd."