Er verschijnt een e-mail op je scherm. Het is een klant die een projectupdate deelt. Er verschijnt een Slack-bericht. Het is je baas die een vraag stelt. Er klinkt een sms-signaal. Een collega wil weten of u een vergadering bijwoont.

Klinkt bekend? Mensen worden op het werk steeds vaker overvallen door onderbrekingen via e-mail, berichten-apps, sociale media en persoonlijke ontmoetingen.

Onderbrekingen kunnen de prestaties op een aantal manieren verminderen, leidt tot een lagere productiviteit, meer fouten en een slechtere werkkwaliteit.

Onderbrekingen wekken ook vaak negatieve emoties op, zoals ergernis en angst. Frequente onderbrekingen kunnen, overuren, leiden tot stressvolle gevoelens van overbelasting, irritatie en een gevoel van "tijdhongersnood" - te veel te doen en te weinig tijd.

Toch zijn onderbrekingen een noodzakelijk onderdeel van het werk, aangezien communicatiebehoeften vaak onvoorspelbaar en tijdgevoelig zijn. En reageren op onderbrekingen, via welk kanaal ze ook komen, is een kernverantwoordelijkheid geworden voor de meeste banen.

Als expert op het gebied van interpersoonlijke interacties en tijdsbesteding in organisaties, Ik wilde begrijpen waarom onderbrekingen vaak zo stressvol zijn. Samen met een van mijn promovendi, Ik ontwierp een onderzoek dat zich richtte op de ervaringen van mensen om onderbroken te worden.

onze studie, die momenteel wordt herzien, ontdekte dat onderbrekingen, onder de juiste omstandigheden, eerder positieve dan negatieve emoties kunnen oproepen.

Verrassend positieve onderbrekingen

In onze studie, we vroegen 35 deelnemers om hun onderbrekingen gedurende een hele werkdag bij te houden.

De deelnemers waren actief in meerdere sectoren en hadden verschillende titels. Ze werkten allemaal fulltime en gebruikten regelmatig elektronische apparaten als onderdeel van hun werk.

De deelnemers noteerden details zoals wat er gebeurde tijdens elke onderbreking, wie hen onderbrak en hoe lang elke onderbreking duurde. Ze noteerden ook de emoties die ze ervoeren en schreven een verklaring voor die gevoelens op.

Zoals we verwachtten, de meeste deelnemers werden gedurende de dag regelmatig onderbroken. collectief, ze meldden in totaal 256 onderbrekingen.

De dag nadat ze hun onderbrekingen hadden geregistreerd, we hebben de deelnemers geïnterviewd. We vroegen om meer informatie over elke onderbreking om ons begrip te verduidelijken en te verrijken waarom het de emoties had veroorzaakt die de deelnemer had opgenomen. Bijvoorbeeld, we peilden verder naar de taak waarvoor de deelnemer werd onderbroken en wat er nog meer aan de hand was op het moment van de onderbreking.

Aangezien eerder onderzoek de negatieve aspecten van onderbrekingen overweldigend heeft benadrukt, we waren verrast toen uit ons onderzoek bleek dat veel onderbrekingen positief werden ervaren.

Ongeveer 30% van de onderbrekingen die we analyseerden, waren geassocieerd met gevoelens zoals opwinding en geluk. Meer dan 75% van onze deelnemers registreerde minstens één positieve onderbreking.

Geïntrigeerd door deze onverwachte bevindingen, we hebben onze gegevens gebruikt om erachter te komen wat een onderbrekingservaring goed maakt in plaats van slecht.

Tijd en timing

Het blijkt dat verschillen in onderbrekingservaringen voor een groot deel verklaard kunnen worden door de opvattingen van mensen over tijd.

Net zoals velen van ons in westerse culturen tijd beschouwen als een beperkte, waardevolle goederen, mensen die op het werk worden onderbroken, denken – vaak onbewust – na over de manieren waarop een onderbreking hen dwingt de manier waarop ze hun tijd gebruiken te veranderen.

Bijvoorbeeld, de deelnemers aan onze studie beoordeelden onderbrekingen in termen van hun 'tijdswaardigheid'. Onderbrekingen die als "tijdswaardig" worden beschouwd, hebben meer kans om positieve emoties op te wekken.

Onderbrekingen zijn "tijd waard" als het taken betreft die als een hoge prioriteit worden beschouwd, relevant zijn voor andere lopende projecten en duidelijk binnen de reikwijdte van de banen van de werknemers. Dat onze deelnemers hebben overwogen of een onderbreking hun tijd waard is, is logisch, aangezien mensen er het meest om geven vooruitgang te boeken op werk dat zinvol is.

We hebben ook geleerd dat de timing van onderbrekingen een grote rol speelt in de emotionele reacties van mensen. Onderbrekingen worden over het algemeen geassocieerd met positieve gevoelens als ze als goed getimed worden beoordeeld.

Goed getimede onderbrekingen zijn onderbrekingen die optreden wanneer werknemers niet diep in een andere taak opgaan of een pauze nodig hebben van hun huidige taak. Onze bevindingen sluiten aan bij eerdere studies, die hebben geconstateerd dat slecht getimede onderbrekingen meer kans hebben om de werkprestaties te belemmeren.

Eindelijk, kortere onderbrekingen wekken over het algemeen eerder positieve dan negatieve emoties op. Langere onderbrekingen nemen meer tijd in beslag die mensen mentaal hadden toegewezen aan geplande taken.

Relaties en werkdruk zijn ook van belang

Een andere bevinding die uit ons onderzoek naar voren kwam, was het belang van de relaties van mensen. Hoewel dit misschien niet zo verrassend lijkt, onderzoekers hebben de interpersoonlijke aspecten van onderbrekingen nog niet onderzocht.

Individuen voelen positieve emoties als ze de persoon die hen onderbroken heeft aardig vinden of respecteren. In sommige gevallen, persoonlijke voorkeur kan leiden tot een goede ervaring, zelfs als een onderbreking wordt gezien als "tijdverspilling, "slecht getimed of te lang.

Omgekeerd, als individuen een hekel hebben aan of geen respect hebben voor de persoon die hen onderbreekt, onderbrekingen hebben meer kans om negatieve gevoelens op te wekken. Dit is met name het geval als de onderbreker een geschiedenis heeft van vaak binnendringen over onbelangrijke vragen of taken.

We ontdekten ook dat de algehele werkdruk van werknemers van invloed is op onderbrekingservaringen. Als er onderbrekingen optreden wanneer ze niet veel te doen hebben, ze vinden het minder stressvol om aan iets onverwachts te werken. Ze kunnen in de toekomst terugkeren naar geplande taken zonder bang te hoeven zijn een deadline te missen of extra uren te werken.

Echter, wanneer werknemers een zwaardere werkdruk hebben, ze voelen sterke gevoelens van tijdsdruk, wat betekent dat elke onderbreking eerder negatieve emoties zal veroorzaken.

Wat organisaties en medewerkers kunnen doen?

Mijn onderzoek naar onderbrekingen heeft me veel optimistischer gemaakt over de benarde situatie van degenen die regelmatig te maken hebben met werkonderbrekingen.

Ik geloof dat er manieren zijn om onderbrekingen beter te maken voor degenen aan de ontvangende kant. Andere managementonderzoekers hebben voorgesteld om periodes van onderbrekingsvrije tijd te creëren of werknemers een "quotum" aan ononderbroken tijd te bieden die ze flexibel kunnen gebruiken.

Ons onderzoek suggereert enkele aanvullende potentieel bruikbare benaderingen. Bijvoorbeeld, organisatorische trainingsprogramma's zouden werknemers kunnen leren bewuster te zijn over hoe, wanneer en waarom ze anderen onderbreken.

Managers kunnen ook 'gezond' interruptiegedrag modelleren. Als ze onderbrekingen reserveren voor waardige taken en positieve feedback geven aan ondergeschikten die hetzelfde doen, ze kunnen de cultuur van hun werkgroepen langzaam veranderen.

Medewerkers kunnen zelf communicatiewaarschuwingen uitschakelen, zet een koptelefoon op en zet hun telefoon op stil wanneer ze gefocust zijn op een gedachte-intensieve taak of geconfronteerd worden met een strakke deadline.

Echter, tenzij leiders en managers dit gedrag openlijk ondersteunen, het zal voor individuele medewerkers moeilijk zijn om dat te doen.

Dit artikel is opnieuw gepubliceerd vanuit The Conversation onder een Creative Commons-licentie. Lees het originele artikel.