Je kent die persoon die altijd zijn deadlines voor lijkt te zijn, ondanks dat het wordt overspoeld? Kijk je jaloers naar ze en vraag je je af hoe ze het doen?

"Ongeacht de locatie, industrie, of beroep, productiviteit is een uitdaging voor elke professional, " zegt Robert Pozen, hoofddocent aan de MIT Sloan School of Management.

Als onderdeel van zijn lopende onderzoek en geholpen door MIT-student Kevin Downey, Pozen ondervraagde 20, 000 zelfgekozen managers uit zes continenten om te ontdekken waarom sommige mensen productiever zijn dan andere.

De enquêtetool, de Pozen Productivity Rating genoemd, bestaat uit 21 vragen verdeeld over zeven categorieën:het plannen van je planning, het ontwikkelen van dagelijkse routines, omgaan met uw berichten, veel gedaan krijgen, het verbeteren van uw communicatieve vaardigheden, effectief vergaderen, en delegeren aan anderen. Deze specifieke gewoonten en vaardigheden vormen de kern van Pozen's MIT Sloan Executive Education-programma, Uw productiviteit maximaliseren:hoe u een efficiënte en effectieve leidinggevende wordt, en zijn bestseller, "Extreme productiviteit:verhoog uw resultaten, Verminder uw uren."

Na het opschonen van de gegevens, Pozen en Downey kregen een complete set antwoorden van 19, 957 respondenten. Ongeveer de helft waren inwoners van Noord-Amerika; nog eens 21 procent waren inwoners van Europa, en 19 procent waren inwoners van Azië. De overige 10 procent omvatte inwoners van Australië, Zuid-Amerika, en Afrika.

Ze identificeerden de groepen mensen met de hoogste productiviteitsbeoordelingen en ontdekten dat professionals met de hoogste scores het vaak goed deden op dezelfde clusters van gewoonten:

• Ze planden hun werk op basis van hun topprioriteiten en handelden vervolgens met een bepaald doel;
• ze ontwikkelden effectieve technieken voor het beheren van een grote hoeveelheid informatie en taken; en
• ze begrepen de behoeften van hun collega's, korte vergaderingen mogelijk maken, responsieve communicatie, en duidelijke aanwijzingen.

De resultaten waren ook interessant wanneer ze werden geanalyseerd door de demografie van de deelnemers aan de enquête.

geografisch, de gemiddelde productiviteitsscore voor respondenten uit Noord-Amerika zat in het midden van het peloton, hoewel Amerikanen de neiging hebben om langer te werken. In feite, de Noord-Amerikaanse score was significant lager dan de gemiddelde productiviteitsscores voor respondenten uit Europa, Azië, en Australië.

Leeftijd en anciënniteit waren sterk gecorreleerd met persoonlijke productiviteit - oudere en meer senior professionals scoorden hogere scores dan jongere en meer junior collega's. Gewoonten van deze oudere respondenten waren het ontwikkelen van routines voor activiteiten met een lage waarde, berichtenstroom beheren, effectief vergaderen, en taken delegeren aan anderen.

Hoewel de algemene productiviteitsscores van mannelijke en vrouwelijke professionals bijna hetzelfde waren, er waren enkele opmerkelijke verschillen in hoe vrouwen en mannen erin slaagden zo productief te zijn. Bijvoorbeeld, vrouwen scoorden vooral hoog als het ging om het leiden van effectieve vergaderingen - vergaderingen tot minder dan 90 minuten houden en eindigen met een akkoord over de volgende stappen. Daarentegen, mannen presteerden bijzonder goed in het omgaan met een hoog berichtenvolume - ze keken niet te vaak naar hun e-mail en sloegen de berichten van lage waarde over.

Omgaan met uw dagelijkse stroom van berichten

Hoewel het duidelijk is dat het vermogen om met een overbelasting van de inbox om te gaan, essentieel is voor productiviteit, hoe dat wordt bereikt, is misschien minder duidelijk voor velen van ons die huiveren bij onze voortdurende achterstand aan e-mails.

"We hebben allemaal zo veel kleine dingen, zoals e-mail, die ons overweldigt, en uiteindelijk besteden we er kostbare tijd aan, " zegt Pozen. "De meesten van ons kijken elke drie tot vijf minuten naar e-mail. In plaats daarvan, kijk elk uur of twee, en als je kijkt, kijk alleen naar onderwerp en afzender, en in wezen meer dan 60-80 procent ervan overslaan, omdat de meeste e-mails die je krijgt niet erg nuttig zijn." Pozen moedigt ook aan om belangrijke e-mails onmiddellijk te beantwoorden in plaats van ze te markeren en ze later terug te vinden (of helemaal te vergeten), evenals het markeren van belangrijke contacten en ruimschoots gebruik maken van e-mailfilters.

Echter, Pozen benadrukt dat het beheren van inkomende e-mails, terwijl een belangrijke vaardigheid, moet worden gecombineerd met andere, meer algemene gewoonten om effectief te zijn, zoals het definiëren van uw hoogste prioriteiten. Hij waarschuwt dat zonder een specifieke reeks doelen om na te streven - zowel persoonlijk als professioneel - veel ambitieuze mensen onvoldoende tijd besteden aan activiteiten die hun topdoelen daadwerkelijk ondersteunen.

Meer tips voor het maximaliseren van uw productiviteit

Als u productiever wilt worden, probeer de 'gewoonteclusters' te ontwikkelen die worden aangetoond in de onderzoeksresultaten van Pozen en die in het bezit zijn van de meest productieve professionals. Dit bevat:

• Focussen op uw primaire doelstellingen:Elke avond, herzie het schema van uw volgende dag om uw topprioriteiten te benadrukken. Bepaal uw doel voor het lezen van lang materiaal voordat u begint.
• Beheer uw werkoverbelasting:sla meer dan 50-80 procent van uw e-mails over op basis van de afzender en het onderwerp. Breek grote projecten op in kleine stappen en begin met stap één.
• Ondersteuning van uw collega's:beperk elke vergadering tot 90 minuten of minder en beëindig elke vergadering met duidelijk omschreven vervolgstappen. Maak met uw team afspraken over successtatistieken.

De enquêtetool van Pozen is nog steeds online beschikbaar. Degenen die het invullen, ontvangen een feedbackrapport met praktische tips om de productiviteit te verbeteren. Je kunt ook uit de eerste hand van Pozen leren in zijn MIT Executive Education-programma, "Het maximaliseren van uw persoonlijke productiviteit."

Dit verhaal is opnieuw gepubliceerd met dank aan MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), een populaire site met nieuws over MIT-onderzoek, innovatie en onderwijs.