Veel onderbroken worden op het werk? Door een snel plan te maken om terug te keren naar en de taak die je verlaat te voltooien, kun je je beter concentreren op het onderbrekende werk, Dat blijkt uit nieuw onderzoek van de Universiteit van Washington.

Een minuutje nemen als je onderbroken wordt om een ​​'klaar om te hervatten'-plan te maken, kan je helpen om je los te maken en verder te gaan, vermijden wat Sophie Leroy, een assistent-professor aan de UW Bothell School of Business, noemt "aandachtsresidu" - dat wil zeggen, zorgen blijven maken en nadenken over het laatste werk wanneer u volledig naar de nieuwe taak moet draaien. Zeker als er deadlines zijn.

Leroy is auteur van een paper over het onderzoek dat is geaccepteerd voor publicatie in het tijdschrift Organisatiewetenschap . Haar co-auteur is Theresa Glomb van de Carlson School of Management van de Universiteit van Minnesota.

Leroy vergelijkt het menselijk brein met een vroege computer die zou vertragen of slecht zou presteren als er te veel Windows zou draaien. Zo zijn we als ons wordt gevraagd, wanneer de tijd kort is, om een ​​onvolledige taak over te laten om aan iets nieuws te werken - onze hersenen vinden het moeilijk om over te schakelen van onvolledige, onderbroken werk.

"Het is alsof Windows open blijft in onze hersenen, en het maakt het moeilijk om je te concentreren op het tussenliggende werk. Omdat ik nog steeds aan taak A denk terwijl ik taak B probeer te doen, Ik heb niet de cognitieve capaciteit om die twee taken tegelijkertijd te verwerken en beide taken perfect uit te voeren, "zei ze. "Het is cognitief niet mogelijk."

En dus, ze zegt, om de kwaliteit van onze aandacht te helpen, moeten we nadenken over hoe we de hersentransitie effectiever kunnen helpen.

Het kant-en-klare plan hoeft niet lang of uitgebreid te zijn, zei Leroy. Zelfs een minuut werk is voldoende, om te noteren waar je was gebleven, en, zoals Leroy en Glomb schrijven, "waar te hervatten, welke uitdagingen zijn er nog, en/of welke acties (u) moet uitstellen maar later hervatten."

Leroy zei dat ze begon na te denken over onderbrekingen en aandachtsresten toen ze consultant was. voor haar jaren in de academische wereld. Haar werkgroep zou een telefonische vergadering beëindigen, alleen om te beseffen dat ze elk op een bepaald moment "uitgecheckt" waren bij de vergadering - ze zouden moeite hebben om gefocust te blijven omdat hun aandacht steeds weer terugging naar hun andere lopende projecten. Dit bracht haar ertoe ze zei, nadenken over hoe, hoe we ook proberen te multitasken, we kunnen eigenlijk maar op één taak tegelijk focussen om ons beste werk te doen.

Om het voordeel van hun kant-en-klare plan te testen, Leroy en Glomb voerden vier onderzoeken uit waarin proefpersonen met een tijdsdruk aan een taak werden gezet en vervolgens werden onderbroken voor een ander project.

De eerste was een veldonderzoek onder 202 werkende professionals van organisaties in het Midwesten, hen te vragen over hun ervaring te rapporteren wanneer ze onderbroken worden. De tweede studie werd uitgevoerd in het laboratorium waar deelnemers op dezelfde manier werden onderbroken van een taak A om aan een taak B te werken. Deze studie omvatte woordassociaties om te bepalen of de proefpersonen, terwijl ze aan de onderbrekende taak B werkten - en zonder enig plan om door te gaan - dachten ze nog steeds aan het werk dat ze achterlieten in taak A. Ze waren, de resultaten lieten zien - en hun prestaties op taak B hadden eronder te lijden.

De derde en vierde studie, van respectievelijk 66 en 44 studentenvakken, werden ook uitgevoerd in het laboratorium en ontworpen om de voordelen van het gebruiksklare plan te testen, die de proefpersonen hadden geschreven toen ze zich losmaakten van de eerste taak. Hier, proefpersonen beoordeelden hun professionele cv's nauwkeurig alsof ze zich in een aanwervingssituatie bevonden.

"Wat ik laat zien, is dat mensen die het plan dat klaar is om te hervatten hebben gedaan, betere beslissingen nemen, en meer informatie op te halen uit die cv's die ze zojuist hebben gelezen, "Zei Leroy. "Het is een verbetering van de prestaties, zowel in de kwaliteit van de bewaarde informatie als in het vermogen om beslissingen te nemen met complexe informatie."

Dat is, het creëren van een snelle interventie klaar om te hervatten, ze vonden, aanzienlijk verminderd aandachtsresidu als proefpersonen werkten aan de nieuwe, onderbrekende taak, en hun prestaties op die taak verbeterden.

De studies onderzochten niet of het plan de prestaties op de onderbroken taak A verbeterde toen de deelnemers ernaar terugkeerden. Maar Leroy zei dat er geen reden is om aan te nemen dat een dergelijk plan ook niet helpt bij het uitvoeren van die taak.

"Dat is een stap voor toekomstig onderzoek, " voegde ze eraan toe.

Op deze manier werken, ze zei, anderen zullen gaan begrijpen dat je een minuut nodig hebt om je gedachten te ordenen voordat je je aandacht richt op een onderbrekende taak.

"We moeten proactief omgaan met de manier waarop we schakelen tussen taken om onze aandacht meer gefocust en minder afgeleid te maken of te verdelen over alles wat we op ons bord hebben, " voegde ze eraan toe. "Het plan klaar om te hervatten is een eenvoudige manier om te helpen bij het omgaan met frequente onderbrekingen.

"Daarbij, we helpen eigenlijk ook de persoon die onderbreekt, omdat we meer aanwezig zullen zijn in die interactie en onze input van hogere kwaliteit zal zijn."