Wetenschap
Vraag en antwoord:Onderzoek onthult tips voor het maken van een positieve eerste indruk op collega's, klanten en opdrachtgevers
Eerste indrukken zijn vaak langdurig en kunnen een professionele carrière diepgaand en onbedoeld beïnvloeden. Omdat de eerste zakelijke contacten tegenwoordig vaak online plaatsvinden (denk aan een introductie per e-mail, een telefoontekst of een Zoomed-teleconferentie) vormen veel mensen via deze media een eerste indruk.
Andrew Brodsky, assistent-managementprofessor bij Texas McCombs, heeft samen met Hayley Blunden van de American University onlangs een literatuuronderzoek uitgevoerd naar 124 onderzoeken naar virtuele indrukken en hoe mensen deze maken. Hij biedt een schat aan op onderzoek gebaseerde suggesties over hoe u uw digitale beste beentje voor kunt zetten.
De recensie wordt gepubliceerd in het Journal of Management .
Het onderwerp maakt deel uit van Brodsky's grotere onderzoeksinteresses die zich richten op individueel werkgebaseerd technologiegebruik en communicatie, met een bijzondere interesse in virtuele communicatie op de werkplek. Dit interview met hem is aangepast voor lengte en duidelijkheid.
Waarom zijn virtuele indrukken belangrijk op de werkplek?
Indrukken kunnen erg plakkerig zijn. Wanneer je iemand voor het eerst ontmoet, krijg je verschillende indrukken:"Hoe slim zijn ze? Ze lijken een harde werker. Ze lijken iemand die je leuk zult vinden. Zijn ze een goede leider of niet?"
Vaak kunnen deze eerste indrukken lang aanhouden en bepalen hoe je later tegen iemands gedrag aankijkt. Als je een negatieve eerste indruk hebt, zie je iets wat ze later doen misschien in een negatiever daglicht, omdat je hersenen werken om de reeds bestaande gedachte te bevestigen.
Eerste indrukken in een zakelijke context zijn bijzonder belangrijk. Interviews zijn eerste indrukken. Wanneer u contact opneemt met een potentiële klant of opdrachtgever, krijgen zij een eerste indruk, die helpt bepalen of zij op uw e-mail reageren of besluiten uw product te kopen.
Hoe denkt u dat dit onderzoek werkgevers ten goede komt?
Het kan mensen helpen objectiever te zijn in de manier waarop zij hun werknemers beoordelen. Vaak beoordelen mensen elkaars prestaties op basis van:"Heb ik zin om een biertje te drinken met deze persoon? Vind ik deze persoon leuk?"
We realiseren ons niet dat we deze bevooroordeelde evaluaties maken. Een van de dingen die onderzoekers kunnen doen is werkgevers, managers of leidinggevenden helpen begrijpen hoe zij indrukken vormen en waarom die indrukken bevooroordeeld zijn.
Ten tweede is dit voor werkgevers die geïnteresseerd zijn in training en het helpen verbeteren van werknemers een goed raamwerk om begeleiding te bieden over hoe ze een betere indruk kunnen maken op klanten en collega's.
Hoe zit het met werknemers?
Wanneer iemand virtueel of op afstand werkt, kan de baas hem of haar alleen zien of observeren via online interactie. De indruk die u maakt door de manier waarop u communiceert en wat u communiceert, wordt des te belangrijker.
Maar nu communiceert vrijwel elke werknemer – althans tot op zekere hoogte – virtueel, of hij nu op kantoor is of niet. Zelfs restaurantpersoneel of supermarktpersoneel ontvangen vaak schema's via e-mail of sms, of communiceren met hun manager via sms. Het idee van virtuele werkplekcommunicatie is dus niet langer beperkt tot kantoorbanen.
Wat zegt onderzoek over het gebruik van emoticons en emoji's in communicatie op de werkplek?
We constateerden dat er gemengde resultaten waren. Aan de ene kant vergrootten ze vaak het gevoel van warmte en sympathie. Aan de andere kant, als het om de perceptie van intelligentie ging, was deze misschien negatief, omdat de persoon daardoor minder intelligent of competent leek. Het is dus genuanceerd. Ze maken ons sympathieker, maar lopen het risico dat we minder intelligent lijken.
Een minder voor de hand liggende bron van virtuele indrukken is de tijd die mensen nodig hebben om een e-mail te beantwoorden. Wat bleek uit uw recensie?
Tijdige reacties zijn belangrijk. Het is aangetoond dat traag reageren de perceptie van vertrouwen en competentie vermindert.
Dat gezegd hebbende kun je wel een beetje ontspannen, want uit onderzoek blijkt ook dat mensen overschatten hoe snel ze op berichten moeten reageren. De conclusie is dat je moet streven naar een gulden middenweg.
Er lijkt geen voordeel te zitten in het haastig beantwoorden van e-mails zodra u ze ontvangt, maar u wilt ook niet te lang wachten. De onderzoeken die aantoonden dat er sprake was van problemen met de responstijd, vertoonden doorgaans vertragingen van een dag of meer, wat erop wijst dat er geen betekenisvolle negatieve gevolgen voor die timing zijn.
Hoe presteren interacties op de virtuele werkplek, gebaseerd op onderzoek tot nu toe?
Managers en organisaties gaan er vaak van uit dat virtuele interacties sociale informatie ontberen en het voor anderen moeilijk maken om sterke indrukken op te bouwen. Dit is een van de argumenten die leidinggevenden vaak gebruiken tegen werken op afstand.
Uit ons overzicht van het onderzoek blijkt echter dat sterke indrukken – of ze nu verband houden met vertrouwen, competentie of sympathie – vaak kunnen worden opgebouwd in korte, uitsluitend virtuele interacties. Het is niet zo dat virtuele interacties op uniforme wijze ontbreken in vergelijking met persoonlijke interacties, maar eerder dat ze gewoon anders zijn.