Hoewel kantoorgebouwen van oudsher voor veel mensen het middelpunt van het werk waren, hebben factoren, waaronder de COVID-19-pandemie, werkgevers gedwongen het uiterlijk van hun werkruimten te heroverwegen.

Drie professoren van het Carl H. Lindner College of Business van de Universiteit van Cincinnati bespreken de staat van persoonlijk werk, wat er verloren gaat als werknemers niet samen in een fysieke ruimte zijn en hoe werkgevers hun werkruimten aanpassen aan moderne behoeften.

De professoren zijn:

• Michael Fry, Ph.D., hoogleraar bedrijfsvoering, bedrijfsanalyse en informatiesystemen en academisch directeur van het Center for Business Analytics
• Suzanne Masterson, Ph.D., associate dean, Faculty, Research &Lindner Culture, en professor, Department of Management
• Jane Sojka, Ph.D., professor-educator en marketing undergraduate programmadirecteur, Department of Marketing

Wat is de waarde van persoonlijk werk en persoonlijke interacties?

Masterson: Er is veel waarde in samenwerkingsmogelijkheden en het opbouwen van relaties. Als we het hebben over mensen die persoonlijk samenwerken, denken we aan alle toevallige ontmoetingen die mensen op de werkplek kunnen hebben, elkaar gewoon tegen het lijf lopen en relaties opbouwen buiten de gebruikelijke lijn van commando of organigram.

Er zijn ook veel mogelijkheden voor gedeelde informatie die niet altijd opzettelijk is. Door met mensen te praten zonder altijd een doel te hebben, of door in vergaderingen te zijn met mensen waar er andere nevengesprekken gaande zijn, is een bijkomend voordeel soms dat we informatie horen die misschien niet rechtstreeks aan ons werd gegeven, maar die rechtstreeks van invloed is op ons werk , waardoor we productiever kunnen zijn of ons in staat stellen om ideeën aan dat andere gesprek toe te voegen.

Sojka: Het is de energie van mensen in de kamer en het enthousiasme in het gebouw. Het is besmettelijk. Dat krijg je niet via internet.

Welke soorten banen profiteren het meest van persoonlijke interacties?

Masterson: Als je werk hebt dat verschillende disciplines en verschillende ideeën samenbrengt, of als je werk hebt dat samenwerking en creativiteit vereist, zijn dat het soort banen waar het echt helpt om interpersoonlijke verbindingen en persoonlijke interacties te hebben.

Als je probeert om samen te werken of te brainstormen, kan het moeilijker zijn in een virtuele of hybride omgeving, omdat het moeilijker is om te weten wanneer je om de beurt moet zijn. Het is moeilijker om op elkaars ideeën voort te bouwen. Het is moeilijker om de nuances en gezichtsuitdrukkingen te zien en aandacht te schenken aan alle signalen die mensen geven.

Als je mensen bij elkaar hebt rond een tafel, in een ruimte van aangezicht tot aangezicht, is er veel van dat delen en aanvullende communicatie die verder gaat dan alleen de verbale boodschap. Als je nadenkt over dat soort taken waarvoor samenwerking, creativiteit of het nemen van een beslissing waarbij er veel tegenstrijdige ideeën zijn, nodig is, helpt het echt om persoonlijk te zijn.

Sojka: In de verkoop is het ons brood en boter om voor mensen te staan, want het hele punt is het opbouwen van een vertrouwensrelatie, en dat doe je van aangezicht tot aangezicht. Er was zelfs een stukje onderzoek dat ik al vroeg zag met COVID, en het zei dat als je zelfs maar een kleine persoonlijke ontmoeting had, zoals koffie voor een half uur, het gemakkelijker is om online een vertrouwensrelatie op te bouwen dan met helemaal geen.

Masterson: Als we denken aan supermarkten en restaurants die tijdens de pandemie veel bezorgden en afhaalden, moesten ze nog steeds mensen aan het werk hebben, de schappen vullen, de bestellingen vullen, het eten koken. Er zijn veel verschillende soorten banen waarin het onmogelijk zou zijn om alleen vanuit huis te werken.

En helaas worden veel van die banen ondergewaardeerd omdat het lijkt alsof het gemakkelijke banen zijn of omdat ze niet zoveel opleidings- of vaardigheidseisen nodig hebben, maar ze zijn van vitaal belang voor de economie. Dat hebben we tijdens de pandemie echt gezien. We leggen veel nadruk op kennis (witte boorden) banen en technologie banen, en dat zijn belangrijke banen, maar het is een vergelijking van appels en peren.

Denk aan het soort banen en bedrijfstakken en organisaties die de ruggengraat vormen van het behouden van de diensten die al die andere mensen nodig hebben:supermarkten, restaurants, diensten, automonteurs. Al dat soort dingen zijn belangrijk om alles draaiende te houden.

Wat gaat er verloren als werknemers niet persoonlijk bij elkaar zijn?

Sojka: Ik denk dat het moeilijker is om een ​​vertrouwensrelatie op te bouwen omdat ik alleen je gezicht kan zien. Ik kan je hand niet schudden. Je hebt niet veel aanwijzingen. Geloofwaardigheid is 58% lichaamstaal, 35% hoe je het zegt en slechts 7% is wat je zegt. Dat komt uit het boek van Fran Hauser, "The Myth of the Nice Girl."

Omgekeerd waren bedrijven blij omdat ze [tijdens de pandemie] een hoop geld bespaarden op reizen. Vooral als het klanten waren met wie ze al hadden gewerkt - we hebben een vertrouwensrelatie opgebouwd, we zijn uit eten geweest, we kennen elkaar - en dan schakel je over naar online, dat is veel gemakkelijker. Als het een reeds bestaande relatie was, geen probleem. Ik weet al wie je bent. Maar gloednieuw, het is moeilijker.

Braad: Wat ik denk dat we kunnen zien, is dat er minder kansen zijn voor wat soms serendipiteit wordt genoemd. Dus, als ik in de analyse zit, jij bent professor journalistiek, en we komen toevallig op een dag opdagen tijdens de lunch, en je zegt toevallig dat je hebt geprobeerd een specifieke dataset te vinden.

En ik heb zoiets van:"Oh, dat weet ik." Rechts? Maar in een online omgeving gebeurt dat niet. Het zal moeilijk worden om deze dingen te meten, maar ik denk dat er wat verlies van creativiteit kan zijn, alleen omdat we niet deze toevallige interacties hebben waarbij we gewoon aan het kletsen zijn en het blijkt dat we een gemeenschappelijk belang hebben - dat zou niet naar buiten komen op een [Microsoft] Teams-vergadering waar we A, B en C hebben gepland.

Masterson: Een van de grootste voordelen van persoonlijk zijn, is gewoon het vermogen om mensen consistent te zien, ze in verschillende situaties te zien en ze zowel doelbewust als incidenteel tegen te komen. Dat zijn het soort ontmoetingen dat sterkere relaties op de werkplek opbouwt, een sterker gevoel van verbondenheid, een sterker gevoel van vertrouwen en meer bereidheid om jezelf te zijn op de werkplek. Ik denk niet dat dat 100% tijd op kantoor vereist, maar het vereist wel enige investering om daar te zijn en dat soort ontmoetingen te hebben.

Sojka: Ik denk dat de pandemie emotioneel erg zwaar was voor verkopers. Het is één ding als u zich bezighoudt met gegevensanalyse en uw werk tijd doorbrengt achter een computer. Verkopers zijn 'mensenmensen'. Ze houden van hun klanten. Ze zorgden voor hun klanten. Ze genoten van het zien van hun klanten. Het was echt moeilijk om niet voor hun klanten te kunnen komen en te lunchen. Ik weet dat degenen met wie ik heb gesproken erg blij waren dat de zaken open gingen.

Verkopers zijn gewend om te eten en drinken, relaties op te bouwen en voor de klanten te staan. En ineens, in veel gevallen, presenteert u op een leeg scherm. We zijn gewend om voor mensen te staan, dus je kunt hun reacties lezen, je kunt hun lichaamstaal lezen. Als je op internet zit en mensen hebben hun scherm uit, dan kun je de lichaamstaal niet eens lezen.

Een verkoper beschreef het als praten met krekels. Je hebt geen idee. Ik denk dat dat heel moeilijk was vanuit een zakelijk perspectief. Natuurlijk hebben ze geleerd hoe het moet. Bedrijven doen het allemaal goed. De verkopers met wie ik contact heb, maken het allemaal goed. Ze pasten zich aan, maar ik denk dat het emotioneel erg moeilijk was.

Masterson: Werkplekken zijn een van de weinige plekken waar we echt mensen tegenkomen die anders zijn dan wij. Als we gelovig zijn, hebben we de neiging om met mensen zoals wij naar de kerk of synagoge of de moskee te gaan. We hebben de neiging om in buurten te wonen met mensen zoals wij. We hebben de neiging om in veel verschillende situaties terecht te komen met mensen die op ons lijken.

En of het nu gaat om diversiteit van gedachten, disciplines of etniciteiten en religies, de werkplek is een van de belangrijkste plaatsen waar we mensen ontmoeten die anders zijn dan wij op een zinvolle manier. En ik maak me zorgen dat als we dat verliezen, we meer geïsoleerd raken van mensen die anders zijn dan wij. We zijn niet zo blootgesteld aan nieuwe ideeën en andere manieren van denken, en dat vind ik een groot verlies.

Ik maak me zorgen dat hoe meer we geïsoleerd raken door thuis te werken, hoe meer we rigide worden in het 'wij versus zij'-denken. Traditioneel zijn werkplekken een plek geweest waar je 40 uur per week met veel verschillende mensen omgaat, je wordt blootgesteld aan verschillende ideeën, je ze kunt vertrouwen in verschillende omgevingen, en het stelt mensen open voor verschillende manieren van denken.

Hoewel er voordelen zijn aan persoonlijk werken, hoe brengen werkgevers dat in evenwicht met de wens van veel werknemers om thuis te werken?

Braad: Ik run ons Center for Business Analytics waar we 28 bedrijven hebben die lid zijn. Ze worstelen hier allemaal mee. Iedereen, van P&G en Kroger tot Great American en Fifth Third, ze proberen dit allemaal uit te zoeken. Ze geloven allemaal dat er waarde is, maar er is een afweging. Het is waardevol om gelukkige werknemers te hebben, en ze ontdekken dat werknemers gelukkiger zijn als ze ten minste een deel van hun tijd op afstand kunnen werken.

Sojka: Het internet gaat niet weg. Wat we hebben geleerd, is dat er veel zaken zijn die prima kunnen worden gedaan via Zoom, en dat het geld gaat besparen. Het is een win-winsituatie omdat de bedrijven geen geld hoeven uit te geven aan reizen, verkopers geen tijd buitenshuis hoeven door te brengen en de zaken worden gedaan. Dat gaat niet weg, maar je moet nog steeds die persoonlijke relatie hebben om online zaken te doen.

Zullen bedrijven, met meer comfort bij werken op afstand, hun kantoorruimte verkleinen?

Sojka: Voor de verkoop hebben velen van hen hun kantoor afgeschaft omdat het opnieuw een kostenbesparende maatregel is. Als je een zakelijke verkoper bent, zou je sowieso niet op kantoor moeten zijn. Je moet bij je klant zijn. Als u bij de klant bent of vanuit huis werkt, besparen ze geld op kantoorruimte.

Met name bij verkoop zie je waarschijnlijk steeds minder kantoorpanden. Zelfs inside sales waar je iedereen in een soort bullpen had, zelfs veel van hen moesten op afstand gaan, en toen ze eenmaal op afstand gingen, realiseerden ze zich dat dit prima en goedkoop werkt. Zelfs die blijven op afstand.

Masterson: Een financieel planner die ik ken, is van kantoorruimte naar kantoorruimte verhuisd en zei uiteindelijk:"Ik heb dit niet nodig. De pandemie heeft me laten zien dat ik dit soort geld niet hoef uit te geven, waardoor ik kan sparen geld en ook om klanten geld te besparen." In termen van commercieel onroerend goed, denk ik dat we horen over organisaties die proberen te beslissen als huurcontracten komen, "Heb ik al deze ruimte nodig? Wat wil ik ermee doen?"

Sojka: Ik denk dat het [zakelijke reissegment] nog niet terug is. Het komt eraan, maar nu bedrijven, vooral met bestaande klanten - we kennen je, we hoeven niet elke maand naar je toe te gaan - zullen die vergaderingen nog steeds online plaatsvinden. Maar de anderen, het eten en drinken, en:"Hé, laten we elkaar leren kennen. Je kunt me vertrouwen." Dat soort dingen, ik denk dat het weer aantrekt.

Voor bedrijven die kantoren hebben, hoe zien ze eruit?

Masterson: Ik denk dat veel ervan afhankelijk zal zijn van het bedrijf, de branche waarin het actief is en wat zijn specifieke behoeften zijn. Ik hoop dat we veel hebben geleerd tijdens de pandemie en ook hebben geleerd van het onderzoek dat naar buiten komt over open ruimte versus kantoren versus cabines. Ik denk dat de ideale kantoorruimte van de toekomst een aantal verschillende configureerbare ruimtes zal hebben die voor meerdere doeleinden kunnen worden gebruikt.

Er zullen enkele privékantoren zijn en mensen die altijd in privékantoren zijn omdat ze 'diepdenkend werk' doen, en het is het meest logisch dat ze daar zijn. Ik denk dat er meer open samenwerkingsruimten zullen zijn waar mensen de hele dag kunnen samenkomen, ze uit hun privéruimte kunnen komen en elkaar kunnen ontmoeten, ideeën kunnen delen en die ruimtes kunnen laten inbouwen in plaats van altijd te proberen een vergaderruimte te vinden.

Je zult kleine verzamelruimtes hebben, en ik denk dat je hokjes of open ruimtes zult hebben die "hotels" zijn waar mensen binnen kunnen komen en een dag kunnen werken, maar ze hebben het niet vijf dagen per week nodig .

Na net een rondleiding door het [nieuwe UC] Digital Futures-gebouw te hebben gedaan, denk ik dat dit een voorbeeld is van een ruimte waar ze iets van dat proberen te doen. Er zijn laboratoria en kantoren, maar er zijn ook veel verschillende soorten kleine ontmoetingsplekken, ontmoetingsruimtes. Dat zie je ook in ons gebouw hier in het College of Business.

Hoe zien werknemers open kantoorruimten versus privéruimten?

Masterson: Een aantal collega's en ik hebben een onderzoek gedaan bij een groep medewerkers die van individuele hokjes naar de open ruimte ging. Een van de dingen die uit dit onderzoek naar voren kwamen, was dat de medewerkers erg bezorgd waren om elkaars gesprekken te kunnen horen voordat ze deze ruimte betreden.

Naderhand zeiden ze:"Weet je, het bleek eigenlijk positief te zijn omdat er gesprekken waren waar ik geen deel van uitmaakte, maar toen ik er een klein beetje van hoorde, realiseerde ik me dat ik er deel van moest uitmaken. Ik draaide me om, nam deel aan het gesprek, en in feite loste het een probleem voor ons allemaal nog sneller op dan voorheen." Dat is niet van toepassing op alle werksituaties, maar het is een voordeel van die toevallige ontmoetingen, het delen van informatie en het opbouwen van relaties in de loop van de tijd.

Er zijn zeker tijden en contexten waarin open ruimte heel logisch is. Als je een projectteam hebt dat samenwerkt, als je mensen hebt die in agile werkomgevingen werken, waarbij iedereen in dezelfde ruimte vaak samenwerkt, elkaars ideeën afluistert, in staat bent om op te springen en snel deel te nemen aan een ontmoeten en dan weer aan het werk gaan, het is geweldig.

Maar het is niet het enige soort ruimte dat deze mensen nodig hebben. Ze hebben vaak privéruimtes nodig om naar toe te gaan voor hun 'diepe gedachtenwerk'. Er kunnen vergaderruimten zijn die u nodig heeft voor wanneer een subgroep moet praten en de andere mensen in de groep niet moet onderbreken.

Open ruimte heeft dus zeker voordelen op korte termijn, maar om de enige ruimte te zijn waar een persoon kan werken, brengt ook een aantal nadelen met zich mee. En, zoals we tijdens de pandemie zagen, is het moeilijk om mensen naar een open ruimte te brengen als ze de hele tijd moeten worden gemaskeerd of zich zorgen maken of ze elkaar mogelijk kunnen infecteren. Privékantoren die kunnen worden gesloten, bieden dus veel voordelen.

Hoe kunnen werkgevers de kantooromgeving voor hun werknemers verbeteren?

Braad: We proberen vaak de persoon te dwingen tot de werkomgeving in plaats van de werkomgeving aan te passen aan de persoon. Sommige van de dingen die we zien [in een UC-onderzoek naar werkomgevingen] die overeenkomen met enkele van de hypothesen van experts op het gebied van werkplekontwerp, is dat controle over uw werkomgeving er echt toe doet. Controle is iets waar mensen van houden. In de statistieken is er een concept dat bekend staat als 'de fout van gemiddelden'.

Als je een systeem ontwerpt dat comfortabel is voor de 'gemiddelde persoon', dan voldoet dat systeem misschien niet echt aan de voorkeur van een persoon, omdat niemand precies 'gemiddeld' is. En dus is iedereen ongelukkig. De meeste mensen die een significante ander hebben gehad, weten dit. Als je een huishouden deelt, heeft iemand het graag warm; iemand houdt van koud. Als we de thermostaat op 68 graden zetten, als dat het gemiddelde is van wat we allebei leuk vinden, zijn we nu allebei ongelukkig.

Dat is de uitdaging. Hoe komen we in een gecontroleerde omgeving aan die individuele voorkeuren? Mensen houden ook van licht, maar afhankelijk van of mijn bureau op deze manier of op die manier is georiënteerd, maakt dat eigenlijk een groot verschil. Dat zijn dingen die vrij eenvoudig te veranderen zijn, precies waar ons bureau staat. Als ik je bureau een beetje draai, kan het je blootstellen aan veel meer licht dan een andere oriëntatie, en die kleine verandering kan een groot verschil maken in hoe je je werkomgeving waarneemt.

Masterson: Een van de dingen die mensen echt belangrijk vinden, is dat ze zich de ruimte eigen kunnen maken in termen van identiteit; alle kleine tchotchkes die mensen rondhangen, wat ze op de muren zetten, de mogelijkheid om al je Marvel-beeldjes binnen te brengen.

In dat onderzoek deden we met een bedrijf dat een paar teams naar open ruimte verplaatste, dit was iets waar veel mensen over spraken voor de verhuizing; ze zaten in hokjes en zeiden:"Kijk naar al mijn beeldjes, kijk naar mijn posters aan de muur. Waar ga ik dat neerzetten, en hoe zal mijn bureau anders zijn dan dat van iemand anders? Ik breng veel tijd door met werken aan dit bureau. Ik wil dat het mijn persoonlijkheid weerspiegelt en wie ik wil zijn op de werkplek."

Dat ze dat niet konden, was een grote zorg voor hen. Het is heel belangrijk dat mensen kunnen uitdrukken wie ze zijn op de werkplek, en een van de manieren waarop we dat doen, is in wat we in onze ruimte plaatsen, hoe we het inrichten, waar we naar kijken terwijl we aan het werk zijn. werkt.

Als kantoren verhuizen naar een "hotel"-opstelling, welke invloed heeft dat dan op werknemers en hun wens om hun ruimte te personaliseren?

Masterson: Het maakt het veel sterieler. Het maakt het minder als jouw ruimte, en het wordt gewoon een ruimte om even te parkeren. Dat kan af en toe werken, net zoals het af en toe kan werken om naar Starbucks te gaan en te gaan zitten en te werken. Maar op langere termijn willen mensen graag eigenaar zijn van die ruimte; het is hun ruimte.

En er zijn enkele kwalitatieve onderzoeken geweest die hebben aangetoond dat wanneer je deze "hotel"-ruimte hebt, wie het eerst binnenkomt, het van hen is. Mensen zullen markeringen op dat veld achterlaten om te proberen andere mensen te ontmoedigen om het te nemen, ook al is het niet toegewezen. Ze laten een vuile koffiekop achter. Ze laten iets achter in de ruimte waarvan ze denken dat andere mensen het niet zullen gebruiken, dus het is nog steeds van hen, ook al is het niet echt van hen.

De huidige studenten zijn grotendeels opgegroeid ondergedompeld in technologie en hadden tijdens sommige van hun vormingsjaren minder persoonlijke interacties vanwege de COVID-19-pandemie. Hoe bereid je ze voor om persoonlijk aan het werk te gaan?

Sojka: Onze sales recruiters willen face-to-face, en onze studenten zijn nu bang om face-to-face te gaan. Ze zijn gewend om zich achter een computerscherm te verstoppen. In de pandemie zijn studenten gewend om zich achter een scherm te verschuilen. Ze denken:"Oh, het is mijn cv." Niet in de verkoop. Ze willen mensen zien.

Ik vertel mijn studenten dat ze verliefd op je zullen worden, op je glimlach, op je oogcontact, op de manier waarop je een gesprek kunt beginnen. En dan zullen ze zeggen:"O, trouwens, heb je een cv?" We stimuleren echt de interpersoonlijke vaardigheden en dat vermogen om face-to-face met mensen te praten. De recruiters willen het. De studenten, ze zijn gewoon echt uit de praktijk.

Masterson: Een van de dingen die we doen, is het belang van die 'zachte vaardigheden' benadrukken. Technische vaardigheden zullen je de baan bezorgen en zullen je zo ver brengen, maar als je erover nadenkt om leiding te geven of een echt succesvolle werknemer te worden, zijn het de zachte vaardigheden die ertoe doen - respectvol kunnen handelen, goede communicatieve vaardigheden hebben, bouw vertrouwen op bij uw collega's, klanten en de andere mensen die u tegenkomt.

Praten over hoe belangrijk die vaardigheden zijn, die vaardigheden benadrukken en ze inbouwen in onze verschillende cursussen is belangrijk voor die volgende fase. Ze zijn net zo belangrijk als de technologie als je hybride gaat werken, omdat je moet begrijpen hoe je virtueel moet communiceren, hoe je e-mails opstelt en hoe je jezelf kunt managen in een virtuele vergadering.

Beide sets van vaardigheden zijn erg belangrijk, maar in de loop van de tijd heeft onderzoek aangetoond dat het de zachte vaardigheden zijn die mensen echt onderscheiden die doorgroeien in organisaties en naar leiderschap. Het zijn die 'emotionele intelligentie-achtige vaardigheden'.

Sojka: Ik leer onze studenten beide vloeiend te spreken. Vloeiend en comfortabel, zowel online als persoonlijk.

Welke andere uitdagingen zijn er nu deze nieuwe generatie werknemers het personeelsbestand begint te betreden?

Masterson: Technologie heeft de manier veranderd waarop generaties in het algemeen graag communiceren. Het wordt interessant om naar te kijken. Ik ken veel van onze studenten die bijna alles zouden doen om de telefoon niet te hoeven beantwoorden - stuur me een sms, stuur me een e-mail, Snapchat me, doe wat je wilt, maar bel me niet; Ik ga de telefoon niet opnemen.

Je kijkt naar een generatie of twee boven hen die zeggen dat je met telefoongesprekken mensen bereikt, en je laat de voicemail in en wacht tot ze je terugbellen. Dat is gewoon niet meer de manier waarop we communiceren. Het is ook het begrijpen van de verschillen tussen generaties en zoeken naar hoe soft skills kunnen worden gevonden in nieuwe communicatiestrategieën of hoe we die berichten interpreteren.

Ik denk dat we over sommige van die dingen nog steeds onderhandelen als je meerdere generaties op de werkvloer hebt, en ze begrijpen elkaar niet per se volledig. De verschillen zijn wat ons echt tot betere oplossingen en betere probleemoplossing leidt, omdat we veel verschillende perspectieven aan tafel brengen, en als we bereid zijn om zinvolle gesprekken te voeren waar er conflicten kunnen zijn over de ideeën, maar niet over mensen, dat is wanneer je echt creatieve, innovatieve oplossingen kunt krijgen die het beste uit alle ideeën halen. + Verder verkennen

Wat is de toekomst van thuiswerken?