Nu "iedereen" thuis werkt, het kan voor bedrijven een uitdaging zijn om nieuwe werknemers te werven en aan te nemen. Hoe kunnen de nieuwe medewerkers productief zijn en het gevoel hebben dat ze op de werkplek thuishoren als ze vanuit huis werken? Volgens wetenschappers, er zijn goede richtlijnen om hiermee om te gaan en dus geen reden om actie uit te stellen.

Onboarding, of organisatorische socialisatie, is een proces dat nieuwkomers helpt om geïntegreerde leden van hun nieuwe organisatie te worden. Dit kunnen nieuwe medewerkers zijn die een bedrijf binnenkomen, een persoon die intern van baan verandert in een organisatie, of een consultant die een nieuw project ingaat op het terrein van een klant. Ze worden allemaal geïntegreerd in een nieuwe afdeling of een nieuw expertisegebied.

De uitbraak van het coronavirus en de daaropvolgende infectiebeheersingsmaatregelen hebben ertoe geleid dat medewerkers op afstand werken, wat een uitdagende situatie heeft gecreëerd voor de traditionele onboarding van nieuwe medewerkers. Echter, onboarding - het ontvangen van nieuwe medewerkers - in een virtuele teamomgeving is niets nieuws.

“Veel bedrijven hebben hier ruime ervaring mee, bijvoorbeeld in IT-projecten die virtueel en via wereldwijde netwerken bestaan, waar iedereen werkt vanuit verschillende locaties. Er zijn ook op onderzoek gebaseerde richtlijnen over het onderwerp ontwikkeld. Echter, onboarding bij virtuele teams vereist vaak een meer gestructureerde aanpak dan wat gewoonlijk het geval is voor co-gelokaliseerde teams, " zegt Nils Brede Moe van SINTEF.

En dat geldt dus ook voor mensen die nieuw zijn in een organisatie of iemand die op het punt staat deel te nemen aan een nieuw project of een nieuw onderdeel van een bedrijf. Via het inwerkproces, nieuwe leden leren de vaardigheden, kennis en gedrag die nodig zijn om te slagen en productief te zijn in hun werk.

Hoe sneller het u lukt om een ​​nieuwe medewerker aan boord te krijgen, hoe sneller de persoon productief kan bijdragen aan de nieuwe organisatie of rol. Ook zal de nieuwe medewerker sneller een gevoel van beheersing ervaren, wat op zijn beurt hun motivatie en werkplezier verhoogt.

Tijd is geld - vertragingen kunnen kostbaar zijn

Moe heeft veel onderzoek gedaan naar hoe we samenwerken in technologiebedrijven met behulp van autonome teams, en niet in de laatste plaats hoe we werken met projecten waarbij we niet fysiek dicht bij elkaar hoeven te zitten.

Hij zegt dat er geen reden is om het onboardingproces uit te stellen:

Veel projecten en bedrijven slepen zich voort als het gaat om het inwerken van nieuwe medewerkers, wat op zijn beurt betekent dat belangrijke initiatieven worden vertraagd, dat mensen niet op de hoogte worden gebracht zodat ze eerder aan de slag kunnen, of dat bedrijven er niet in slagen om middelen effectief naar nieuwe sleutelgebieden te verplaatsen. In plaats van in dienst te nemen, bedrijven beginnen te krimpen, en de totale waardecreatie wordt verminderd.

"We horen nu steeds over projecten die vertraagd of geannuleerd zijn, projecten die een grote sociale of zakelijke impact kunnen hebben voor de stakeholders waarmee we werken, " zegt Moe.

Zijn advies aan bedrijven is dat ze 'gewoon aan de slag moeten' en op zoek moeten gaan naar innovatieve manieren om nieuwe medewerkers te werven en projecten van de grond te krijgen.

"De belangrijkste vraag is hoe de bedrijven nieuwe werknemers het beste kunnen inwerken en socialiseren in virtuele teams die niet fysiek bij elkaar zitten, " hij zegt.

Een nieuw normaal maken

Een nieuw teamlid moet vertrouwd worden gemaakt met de dagelijkse routines en gebruikelijke praktijken van het team. Ze moet worden getoond waar ze informatie kan vinden, aan wie ze die informatie kan vragen, en wat de beste manier zou zijn om het te verwerven. Het is ook belangrijk om een ​​introductie te krijgen in de organisatiecultuur en -normen op de werkplek:hoe ze moet werken en sociaal moet omgaan met het team, en hoe ze kan slagen in haar rol en kan groeien binnen de organisatie.

"We hebben onboarding in virtuele teams bestudeerd. Op basis van onze bevindingen, we kunnen enkele suggesties doen over hoe onboarding onder de huidige omstandigheden kan worden uitgevoerd. We gebruikten een bekend model van Talya N. Bauer in ons onderzoek, " zegt Moe.

Hier zes aanbevelingen van de onderzoekers aan bedrijven die in tijden van corona nieuw personeel aannemen:

Tijdens werving

"Rekrutering is meer dan een beoordeling van cv's en interviews om de bekwaamheid en geschiktheid van de kandidaat te beoordelen. Het is net zo belangrijk om goede informatie over de baan te geven, want het doel is om de juiste verwachtingen voor de nieuwe werknemer vast te stellen - en daaraan te voldoen.

Tip:Het team dat nieuwe leden zal aannemen, moet actief deelnemen aan de onboarding-processen - en dat betekent ook betrokken zijn bij de werving. Teamleden die zich bezighouden met werving hebben een veel positievere houding ten opzichte van het onboardingproces. Wanneer een team invloed kan uitoefenen op wie wordt aangenomen, het zal de autonomie van het team verder versterken. De teammanager, technisch manager en product owner zouden onderdeel moeten zijn van dit proces.

Maak een introductieprogramma dat nieuwe werknemers helpt de meest kritieke aspecten van hun nieuwe baan en het bedrijf te begrijpen. Het moet ook raken aan de bedrijfscultuur en de bedrijfswaarden. Bijvoorbeeld, de banksector is een sterk gereguleerde sector, wat het belangrijk maakt om de werknemers te leren over de wettelijke en regelgevende vereisten.

Tip:Geef een grondige introductie van wat uw bedrijf doet en zijn technische oplossingen. Begin zo snel mogelijk met het oplossen van echte taken. De nieuwkomer mag niet te veel tijd op de schoolbank doorbrengen. Dit betekent dat zij in een vroeg stadium samen met anderen werkopdrachten moeten oplossen.

Zorg voor een grondige introductie van sleutelpersoneel en waar verschillende bronnen online te vinden zijn.

Een ondersteuningstool maken

De ondersteuningstool moet bestaan ​​uit een schriftelijk plan:een formeel document met tijdlijnen, doelen, verantwoordelijkheden en ondersteunende middelen voor alle nieuwe medewerkers. Dit plan speelt een belangrijke rol bij het verduidelijken van verwachtingen en het bieden van toegang tot nuttige bronnen, liefst met behulp van hoogwaardige checklists.

Tip:Iedereen in het virtuele team en belangrijke medewerkers moeten bekend zijn met het plan. Geef ook een overzicht van praktische zaken zoals toegang, veiligheid, geheimhouding en hoe verschillende hulpmiddelen en apparatuur te gebruiken - en hoe apparatuur zoals een computer en telefoon aan de werknemer in een virtuele organisatie moet worden verstrekt.

Praat met elkaar en geef feedback

Nieuwe medewerkers hebben continue feedback en begeleiding nodig om hun rol te begrijpen. Tijdens de eigenlijke onboarding, dit is een wederzijdse verantwoordelijkheid - de nieuwkomer moet actief feedback zoeken, en de manager moet regelmatig feedback geven.

Tip:Regel een-op-een videogesprekken, met de mentor, teammanager en idealiter meerdere andere mensen uit het team. Het team moet vaak met elkaar in contact komen, bij voorkeur dagelijks en reflecteer op de ervaringen die zijn opgedaan tijdens de vroege fase - met als doel erachter te komen wat werkt en wat niet, en om het team te versterken. Wanneer de nieuwe medewerker zich zekerder voelt, ze zal zich meer op haar gemak voelen om vragen te stellen die belangrijk zijn voor snelle verduidelijking. Houd er rekening mee dat het essentieel is om uitgerust te zijn met geschikte tools voor virtuele vergaderingen.

Het zou ook verstandig zijn om een ​​systeem te hebben dat te allen tijde laat zien waar iedereen mee bezig is, waarom doen ze het, en wanneer ze tijd hebben om erover te praten.

Samen oefenen!

Trainingsactiviteiten opzetten die betrekking hebben op professionele werkopdrachten en taken die verband houden met samenwerking en communicatie, afgestemd op de capaciteiten en functie-eisen van de medewerker. Het zou een goed idee zijn om een ​​speciaal virtueel trainingsportaal of een overzicht van handige tools aan te bieden.

Tip:Trainingsactiviteiten moeten regelmatig worden uitgevoerd. Vooral voor de IT-industrie er moeten effectieve trainingsmethoden worden gebruikt die op afstand werken, zoals pair-programmering, maffia programmering, Coding Dojo en Code review. Na elke trainingssessie moet je evalueren welke dingen wel en niet werkten.

Coaching en ondersteuning zijn belangrijk

Het hebben van een goed mentorprogramma lijkt een van de belangrijkste factoren te zijn voor virtuele nieuwe medewerkers. In een onderzoek waarin de onderzoekers keken naar de werkzaamheid van het hebben van een mentor in virtuele teams gedurende een periode van 12 weken, de mentor bleek na 5 weken een significante impact te hebben gehad. (Onboarding in Open Source-projecten, 2014, Fagerholm, Guinea, Borenstein, Munch)

Nieuwe medewerkers met een aangestelde mentor waren vijf keer actiever dan medewerkers zonder mentor. Om van de regeling te kunnen profiteren, het mag niet voortijdig worden beëindigd. Ook financieel loont het:de bevindingen van de onderzoekers suggereren dat een reguliere opleidingscurve voor een nieuwe medewerker tot twee jaar kan duren. Het gebruik van een mentor kan de tijd bespoedigen die nodig is om volledig productief te worden.

Een andere belangrijke bevinding is dat nieuwe medewerkers frequente informele communicatie met de anderen in het project vereisen. Het vergroot het vertrouwen en maakt het voor nieuwe medewerkers gemakkelijker om rechtstreeks contact op te nemen met senior teamleden.

Tip:Een mentor moet een centrale figuur in het team zijn en zeer vertrouwd zijn met de technische aspecten. Kies een mentor niet alleen op basis van wie de meeste tijd over heeft. Echter, de mentor moet zich kunnen engageren om de werknemer nauw op te volgen via digitale middelen, zoals frequente één-op-één videovergaderingen en berichten via Slack, Yammer of soortgelijke informele communicatiekanalen.

Tijdens virtuele onboarding, de nieuwe werknemer moet ook de mogelijkheid hebben om met anderen te praten die zich in dezelfde situatie bevinden. Bijvoorbeeld, als er meerdere nieuwe medewerkers tegelijkertijd worden aangeworven (hetzij als nieuwe aanwervingen of via een adviesbureau), deze moeten een eigen netwerk hebben waar ze kunnen discussiëren en ervaringen kunnen delen.

Dit is hoe Noorse bedrijven hun onboarding-processen nu voorbereiden:

De wervingsprocessen van spaar- en verzekeringsmaatschappij Storebrand zijn niet on hold gezet, ook al is werken op afstand de nieuwe norm geworden.

“Op 1 april verwelkomen we 15 nieuwe medewerkers. Dat zullen we nu op een iets andere manier moeten doen dan we gewend zijn. Op hun eerste dag, ze zullen persoonlijk naar ons Lysaker-hoofdkwartier komen om een ​​computer en hun toegangskaart op te halen. Vanaf daar, ze zullen virtueel werken, " zegt Leef Leer, hoofd opleiding en leiderschap bij Storebrand.

Ze is van mening dat virtuele onboarding nu meer structuur vereist dan gewoonlijk het geval is.

"Het belangrijkste doel van het onboardingproces is om je snel een gevoel van eigenaarschap te geven, trots en erbij horen. Nieuwe medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze een goede keuze hebben gemaakt en dat er goed voor ze wordt gezorgd, ook al kunnen we elkaar momenteel niet fysiek ontmoeten, " ze zegt.

Storebrand heeft deze uitdaging opgelost door voor de nieuwkomers een digitaal programma te maken:Smart Start April 2020. Het bestaat uit drie kernpunten:

• Het bedrijf leren kennen; zijn strategie, doel en waarom we doen wat we doen bij Storebrand.
• De systemen leren kennen zodat ze snel zelfstandig kunnen werken. Het is essentieel om zo snel mogelijk vertrouwd te raken met de systemen waarmee de anderen werken.
• Aan de slag met leren en ontwikkelen. Maak kennis met onze leerfilosofie:je moet 'leren door te doen' door het werk dat je doet.

"Het is belangrijk dat de mensen die aan boord zijn, mensen uit de hele organisatie ontmoeten, niet alleen hun eigen team, maar mensen uit verschillende gebieden. Er moeten ook systemen zijn om de nieuwe medewerkers in staat te stellen ook netwerken te vormen en ervaringen uit te wisselen, ', zegt Leef Leer.

Het bedrijf heeft al enkele verplichte cursussen online beschikbaar gesteld, onderwerpen als het witwassen van geld, anti-corruptie werk, en ethiek.

"We weten nog niet echt hoe het proces van het opnemen van nieuwe mensen via een virtuele omgeving gaat verlopen, aangezien dit een nieuwe ervaring voor ons is. Dus we moeten er nederig over zijn, probeer het, meet de resultaten en leer ervan om eventueel bij te sturen. Nieuwe medewerkers moeten nauw worden opgevolgd, en feedback is belangrijk, " ze zegt, en voegt toe:

"De People Department (Group HR) en de managers van de individuele werknemer zullen in nauw contact met hen staan ​​- digitaal. Storebrand werkt ook samen met de managers om hen in het proces te betrekken en ervoor te zorgen dat iedereen onze nieuwe medewerkers opvolgt en helpt ze komen zo snel mogelijk op gang, " zegt Leer.

Ook houdt het bedrijf de vinger aan de pols door regelmatig de medewerkersbetrokkenheid te meten. Elke medewerker krijgt een reeks vragen die ze anoniem kunnen scoren of becommentariëren, die de managers frequente feedback geeft over hoe hun teams het doen en de mogelijkheid biedt om snel noodzakelijke veranderingen door te voeren om een ​​hoge mate van betrokkenheid bij het personeel van het bedrijf te behouden.

Virtuele koffiepauzes en lunchquizzen

Bij het adviesbureau Kantega, de voorbereidingen zijn ook in volle gang. Ze willen hun consultants snel aan de slag met hun verschillende opdrachten.

"Dit is belangrijk voor de klanten die taken hebben die moeten worden opgelost, en voor de consultants die zich moeten bezighouden met zinvolle opdrachten. We willen niet dat ze stilzitten. We willen dat onze consultants met plezier aan het werk zijn en snel worden geïntegreerd in het nieuwe team, om een ​​gevoel van meesterschap te voelen en zo snel mogelijk productief te worden. Daarom hebben we enkele richtlijnen opgesteld op basis van onderzoek en onze eigen ervaringen, " zegt Siv Holen van Kantega.

"Onze nadruk ligt op het hebben van een dialoog met onze klanten over hoe de onboarding moet worden uitgevoerd. Het is een proces dat nu een meer gestructureerde aanpak vereist dan voorheen, om nog maar te zwijgen over hoe belangrijk het is om alle partijen erbij te betrekken.

"Daarom, het is belangrijk om af te spreken wie wat doet, zodat de adviseur aan boord wordt genomen en snel netwerken kan bouwen bij de klant. Mensen kletsen niet meer rond de koffieautomaat, en dat is altijd een geweldige plek geweest om vragen te stellen en bij te praten. Er is veel stille kennis in teams; tips en trucs van het vak die voor het grootste deel ongedocumenteerd zijn, " ze zegt.

Holen denkt dat dit op de lange termijn kan bijdragen aan positieve veranderingen:

"Wat we nu doen, is dat we beter worden in het hebben van een goede structuur voor het onboardingproces, die we mee zullen nemen als dit voorbij is, " ze zegt.

Echter, de omstandigheden rond het coronavirus stellen ook nogal wat uitdagingen, bijvoorbeeld het feit dat het af en toe moeilijk was om computers van klanten te krijgen, die vereisen dat de adviseur met de apparatuur van de klant werkt. Op veel plekken moet je ook fysiek aanwezig zijn op de werkplek om verbinding te maken met bepaalde systemen.

"In dergelijke gevallen, we moeten samenwerken en goede oplossingen vinden waarmee de consultant snel aan de slag kan."

Het consultancybedrijf werkt aan het opzetten van een mentorschapsregeling. De huidige nadruk ligt op het creëren van nuttige en handige ruimtes voor netwerken en werktraining in het nieuwe virtuele dagelijkse leven. De consultants zijn gewend om pair-programmering te gebruiken als de beste manier om in een nieuw project te stappen en de anderen in het team te leren kennen. Dit geldt zeker nu iedereen vanuit huis werkt. Het sociale aspect van de werkplek is ook belangrijk en heeft prioriteit in het normale dagelijkse leven, en dat is nog steeds zo.

"Mijn team heeft elke dag om 10 uur virtuele koffiepauzes. Dit is een belangrijke ruimte voor de nieuwe mensen in het team. Tijdens de lunch, we houden videoquizzen door de hele organisatie bij Kantega. Het is een leuk project dat kan helpen om een ​​deel van de behoefte aan sociaal contact te verlichten die we momenteel allemaal missen, " zegt Siv Holen van Kantega.