Deadlines hebben de neiging om een ​​gevoel van existentiële finaliteit uit te stralen, maar projectmanagers weten dat ze zelden in steen gebeiteld zijn.

Hoewel het misschien contra-intuïtief klinkt, omarmen dat onzekerheid de sleutel kan zijn tot meer succesvolle projecten, Onderzoekers van de Universiteit van Michigan hebben ontdekt.

Het team bedacht een manier om onder de motorkap van deadlines te kijken, brengen hun onzekerheid in kaart en vouwen deze in een projectmanagementsysteem.

"Onze samenleving heeft de neiging om deadlines als minder flexibel te beschouwen dan andere aspecten van een project, maar in werkelijkheid, dat is vaak niet het geval " zei Tom Logan, een UM-doctoraatsstudent in industriële en operationele engineering. "Als we dat herkennen, het stelt ons in staat om echt nieuwe dingen te doen."

Logan werkte aan het project met Robert Bordley, hoogleraar praktijk en programmadirecteur Integrative Systems + Design aan het U-M College of Engineering.

In een reeks experimenten die de techniek van het team testten, het verbeterde het slagingspercentage van projecten tot wel 40 procent. Dat verbeterde slagingspercentage kan zich op verschillende manieren uiten, met inbegrip van een meer tijdige voltooiing, projecten die beter zijn afgestemd op hun oorspronkelijke eisen en een betere winstgevendheid.

"Een deadline is gewoon een andere vereiste van belanghebbenden en we weten allemaal dat de vereisten van belanghebbenden een zekere mate van onzekerheid inhouden, Bordley zei. "We kunnen die onzekerheid niet wegnemen, maar we kunnen het vaak kwantificeren. En ik heb gemerkt dat de waarde om dat te doen erg groot is."

De oplossing, gedetailleerd in een studie gepubliceerd in de Europees tijdschrift voor operationeel onderzoek , is om met belanghebbenden samen te werken om de onzekerheid te begrijpen en deze als een actieve, beheersbare variabele.

Het moeilijkste komt eerst:managers moeten om meer vragen dan alleen de optimistische en pessimistische einddatums die deel uitmaken van de projectevaluatie- en beoordelingstechniek, de statistische tool die ten grondslag ligt aan modern projectmanagement. Dit vereist een eerlijke sit-down met belanghebbenden en wat graafwerk om de redenering achter die data te leren.

"Stakeholders hebben altijd te maken met een complexe set van onzekerheden, maar ze worden zelden gedeeld met projectmanagers. Het doel is om de twee werelden dichter bij elkaar te brengen en de opgedane kennis op te nemen in het managementproces, ' zei Bordley.

"Ik vraag belanghebbenden graag om een ​​situatie te bedenken waardoor een deadline een maand naar voren zou worden geschoven, bijvoorbeeld. Vertel me over die situatie, inschatten hoe groot de kans is dat het gebeurt. Focus op de uitersten. Op die manier, je eindigt met optimistische en pessimistische deadlines die meer zijn dan alleen cijfers."

Met optimistische en pessimistische deadlines in de hand, de volgende stap is het aangeven van de onzekerheid van de deadline binnen het projectmanagementsysteem.

Om dit te doen, Bordley zegt, voeg een extra, virtuele activiteit aan een project. De activiteit begint op de optimistische einddatum en eindigt op de pessimistische einddatum, het creëren van een virtuele roos voor tijdige voltooiing. Zolang het project eindigt tussen de optimistische en pessimistische data, het wordt op tijd beschouwd. Hoe meer onzekerheid in de deadline, hoe groter de roos.

De manager kan dan beslissingen nemen op basis van de onzekerheid van de deadline. Een minder zekere deadline betekent een groter doel en meer flexibiliteit om middelen te concentreren op andere projectvereisten die zekerder zijn.

De virtuele activiteit kan ook worden aangepast naarmate het project vordert:kleiner naarmate de deadline langer wordt of groter naarmate de onzekerheid toeneemt. Hoe dan ook, het geeft de manager een lopende voorspelling van deadlineonzekerheid en de mogelijkheid om dienovereenkomstig te plannen.

"Deze techniek kan een manager behoeden voor het besteden van veel tijd en middelen aan een deadline die er uiteindelijk misschien niet zoveel toe doet, "Zei Bordley. "Als het zacht is, de manager kan snel zien dat het zacht is en zijn middelen richten op andere vereisten die minder snel zullen veranderen."

Om de effectiviteit van de wijziging te testen, het team bouwde een computermodel dat door 1 fietste, 000 gesimuleerde projecten. Eerst, ze pasten een traditioneel PERT-projectmanagementmodel toe dat onzekerheid over deadlines negeert, vervolgens pasten ze hun aangepaste model toe dat onzekerheid over deadlines erkent en waar nodig middelen aanpast.