Veel vakmensen, inclusief academici, zijn gewend om veel te vliegen. Of ze waren vóór COVID-19 drastisch verminderd vliegreizen en verstoorde conferentieplannen wereldwijd. Voor nu, de vermenging van veel mensen in de vergaderzalen van het hotel, vanuit vele plaatsen ingevlogen, is geen optie.

Congressen worden steeds vaker online georganiseerd. Hoe dit eruit moet zien en welke veranderingen dit met zich meebrengt voor de aard van professionele netwerken en kennisdeling valt nog te bezien.

Maar slimme ontwerpkeuzes kunnen zich vertalen in aanzienlijke winsten op het gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid en de inzichten die mensen kunnen krijgen van conferenties in het COVID-19-tijdperk en daarna.

Online conferencing biedt nieuwe mogelijkheden om gesprekken te verbreden en meer inclusieve feedback uit te nodigen. Ons werk is geïnteresseerd in hoe koolstofarme onderzoekspraktijken goed kunnen zijn voor de planeet en goed voor onderzoeksresultaten.

Reiskosten

Samen zijn en werken, vooral in kleinere werkplaatsen, is een onschatbare manier om nieuwe ideeën en connecties te genereren op vele gebieden en professionele omgevingen. Maar oudere modellen van verzamelen, vooral in hun schaal en koolstofintensiteit, nadelen hebben die we niet langer kunnen negeren.

Vliegen was een beladen voorstel vóór de pandemie. Vliegreizen dragen bij aan milieuonrechtvaardigheden in gemeenschappen in de buurt van luchthavens en in de frontlinie van klimaatverandering.

Reisvereisten sluiten ook velen uit van deelname, of het nu komt door hoge kosten, grensbeperkingen, toegankelijkheidsproblemen of druk op deelnemers met zorgverantwoordelijkheden. Niet iedereen kan reizen. Zeker, niet iedereen zou moeten. Velen van ons, vooral in het mondiale noorden, hoeven veel minder te reizen.

vliegtuigen opzij, zowel op universiteiten als daarbuiten, sommige mensen vragen zich in toenemende mate af of conferentieconventies hen goed van pas komen.

Is een kort gesprek binnen een marathon van andere presentaties echt de moeite waard? Zijn er andere manieren om te verzamelen die meer zouden kunnen betekenen voor het delen van kennis en de planeet?

Nieuwe modellen, nieuwe mogelijkheden

Het goede nieuws is dat u het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Onderzoekers die zijn afgestemd op de milieu- en rechtvaardigheidsuitdagingen van vliegen, experimenteren al jaren met alternatieve formaten.

De bijna CO2-neutrale conferentie, gerund door professor in de milieu-geesteswetenschappen Ken Hiltner aan de University of California Santa Barbara, is een voorbeeld. De conferentie organiseert videogesprekken op YouTube en WordPress - een formaat dat de deelnamekosten drastisch verlaagt.

De Vereniging voor Culturele Antropologie en de Vereniging voor Visuele Antropologie bieden een ander model:hun gezamenlijke tweejaarlijkse conferentie loopt als een acht uur durende lus van video-inhoud, uitgezonden naar internationale knooppunten met ondersteuning die beschikbaar is voor deelnemers in het Globale Zuiden. Beide formaten hebben sterke registratienummers, aanzienlijk bereik en verbeterde toegankelijkheidsnormen.

Andere winsten zijn mogelijk door meer experimentele benaderingen. Een workshop die we eerder dit jaar organiseerden, Energie in/niet op zijn plaats, slaagde erin vijf onderzoeksteams en meer dan 100 aanwezigen met elkaar te verbinden, allemaal zonder inschrijfgeld. Presentatoren deelden multimediaprojecten en belichtten inventieve manieren om werk voor digitale distributie te produceren.

Deze en andere voorbeelden suggereren dat we mogelijkheden hebben om conferenties opnieuw te ontwerpen en opnieuw te gebruiken om de CO2-uitstoot te verminderen en de kennisuitwisseling te verbeteren. Dit vereist een benadering van evenementenplanning die niet alleen gericht is op het repliceren van persoonlijke conventies, maar om de unieke capaciteiten van online evenementen te verkennen.

Haal het meeste uit online gaan

Hier zijn drie manieren om te profiteren van de voordelen van online gaan.

1. Plan schriftelijke feedback voor rijkere sessies.

Conventionele academische conferentiepanels bieden beperkte tijd voor feedback:doorgaans minder dan vijf minuten per paper. Deze tijd kan gemakkelijk worden opgeslokt door vragen die, zoals sprekers vaak opmerken, "is meer een opmerking, eigenlijk."

Online-evenementen kunnen worden ontworpen om schriftelijke feedback te benadrukken - via synchrone chat of asynchrone commentaarthreads - en zorgen voor meer gevarieerde en coherente reacties dan ter plaatse mondelinge opmerkingen. Deelnemers merken regelmatig op dat dit een belangrijk verkoopargument is van e-conferenties.

2. Plan toegankelijkheid vanaf het begin.

Gehandicapte ontwerpers en pleitbezorgers gebruiken al lang digitale hulpmiddelen om op afstand te vergaderen en te werken. We moeten leren van de technologieën van de gehandicaptencultuur, protocollen en best practices om online bijeenkomsten toegankelijker te maken dan traditionele conferenties ooit waren. Als uw conferentie geen afbeeldingsbeschrijvingen bevat, bijschriften en vertalingen voor, dat kan nu zeker.

Een betere toegang kan ook de diversiteit vergroten. Lagere kosten betekenen dat er meer ondervertegenwoordigde wetenschappers of aanwezigen in de virtuele ruimte kunnen komen. Organisatoren van e-conferenties kunnen ook financiering voor reiskosten gebruiken om onderzoek te financieren en het creëren van nieuwe media om onderzoek rechtstreeks te delen, zoals we deden met de conferentie die we hadden gepland.

3. Maak creatief gebruik van nieuwe presentatieformaten.

Het sterk gemedieerde karakter van e-conferenties heeft het potentieel om de conventionele, en vaak eentonig, PowerPoint presentatie. Variërend van kleine gebaren (zoals het opnemen van een lezing van een veldsite) tot grote gebaren (zoals het opstellen van video-essays), e-conferenties kunnen de capaciteiten van digitale media gebruiken voor onderzoek en expressie. Een dergelijke aanpak sluit aan bij onderzoek-creatie, een raamwerk dat onderzoekers uitdaagt om hun argumenten op toegankelijke of esthetisch boeiende manieren te verwoorden.

Het werk dat voor ons ligt

Het nastreven van deze voordelen betekent niet dat ze gegarandeerd zijn, deze inspanningen zullen ook niet zonder risico's verlopen.

Digitale afleiding, energie-intensieve streaming, veiligheidsrisico's, verstrikking met surveillancekapitalisme en het vastleggen van de creatieve energie van persoonlijke bijeenkomsten zijn allemaal problemen waarmee organisatoren van e-conferenties worden geconfronteerd.

Ze zijn belangrijk, maar niet onoverkomelijk. We hebben onlangs een korte, toegankelijk rapport waarin verschillende manieren worden belicht om deze uitdagingen aan te gaan. Dit is een weg die we bouwen door te lopen.

Globaal genomen, de verstoringen van COVID-19 bieden een kans om te heroverwegen hoe we conferenties en workshops organiseren:om te vragen waar ze voor zijn, van wie ze profiteren en hoe we ze kunnen verbeteren, hopelijk op manieren die de hoeveelheid reizen die we doen in een postpandemische wereld permanent verminderen.

Dit artikel is opnieuw gepubliceerd vanuit The Conversation onder een Creative Commons-licentie. Lees het originele artikel.