Het lijkt op het eerste gezicht misschien een beetje tegenstrijdig, maar een grotere flexibiliteit in onze werkdag heeft ons misschien minder flexibiliteit in het werk zelf gegeven.

Voordelen uitgelicht

De dagelijkse pers en de ontluikende onderzoeksliteratuur over COVID-19 speculeren over wat de verdere gevolgen van de corona-situatie op de lange termijn kunnen zijn. Deze kunnen de manier waarop we denken over de methoden die we gebruiken in ons beroepsleven veranderen, vooral met betrekking tot thuiskantoren en digitale samenwerking.

Diverse grote bedrijven, zowel internationaal als nationaal, hebben aangekondigd dat ze van plan zijn om de mogelijkheid om thuis te werken voor iedereen die dat wenst na de pandemie voort te zetten. De argumenten hiervoor zijn onder meer:

• Een grotere flexibiliteit in thuiswerksituaties lijkt voor veel mensen de stress aanzienlijk te verminderen.
• Tijd die voorheen werd gebruikt voor woon-werkverkeer of reizen tussen vergaderingen, kan nu voor andere dingen worden gebruikt, wat op zijn beurt kan leiden tot een hogere productiviteit.
• Een argument dat we horen is dat een thuiskantoorsituatie minder afleiding biedt en ons efficiënter kan maken.
• Werkgevers, voor hun deel, kansen zien voor lagere reiskosten en minder behoefte aan kantoorruimte.

Thuiswerken gebeurt ook in de academische wereld, en verschillende universiteiten hebben gezegd dat de optie voor thuiswerken zal worden voortgezet.

Echter, er is op gewezen dat mensen niet uitsluitend in fysiek gescheiden omgevingen kunnen werken. We hebben gelegenheid nodig om collega's te ontmoeten en de sociale cohesie en aanvulling te ervaren die dit oplevert.

Praktijken veranderen

De gevolgen van dit soort gedistribueerde werksituaties voor de werkplekpraktijken vormen een belangrijk aspect dat tot nu toe minder aandacht heeft gekregen. Hoe beïnvloedt thuiswerken de gezamenlijke inspanningen en de kwaliteit van het werk, zowel in kleinere teams als in grotere werkgemeenschappen?

In het artikel "Leren van wetenschappers in tijden van corona" beschrijven we hoe de praktijk van de ene wetenschapper verandert, vrij aanzienlijk, onder de omstandigheden waaronder we sinds maart werken.

Een van onze conclusies is dat we niet kunnen verwachten dat werkpraktijken hetzelfde blijven als we ze verplaatsen. Naarmate de omstandigheden rond praktijken veranderen, zo ook de praktijken zelf.

Niet iedereen wordt efficiënter

In twee parallelle projecten we verzamelden gegevens van studenten en medewerkers. We richtten ons op hun werk- en studiesituaties tijdens de coronapandemie.

De gegevens omvatten 1600 studenten en 16 docenten in de cursus Experts in Teamwork. Studenten gaven feedback door middel van vragenlijsten, schriftelijke examenverslagen en diepte-interviews. De docenten vertegenwoordigden verschillende faculteiten en afdelingen en werden ook uitgebreid geïnterviewd.

De voorlopige bevindingen laten grote verschillen zien in de gevolgen die de nieuwe werk- en studiesituaties hebben gehad voor individuen en voor groepen.

• Sommige groepen werden effectiever, anderen minder.
• Sommige mensen werden efficiënter in hun nieuwe werkomgeving, bijvoorbeeld omdat ze minder afleiding hadden en werk gemakkelijker te prioriteren werd. Maar anderen werden minder efficiënt, bijvoorbeeld door lagere motivatie en gebrek aan dagelijkse structuur.
• Sommige mensen dachten dat het goed was om meer rust en flexibiliteit te hebben in hun dagelijks leven, terwijl anderen zich eenzamer en minder gemotiveerd voelden door het gebrek aan sociaal en fysiek contact met medestudenten en collega's.

Ook had een aantal medewerkers een veel drukker schema door thuisonderwijs aan hun kinderen. In een situatie zonder pandemie is deze factor minder relevant.

In onze studie, we vonden ook veel van de positieve elementen van gedistribueerd teamwerk en digitaal werken die aan het begin van ons artikel worden genoemd.

De paradox:minder vrijheid op het werk

Echter, één bevinding valt op als een paradox.

Tijdens het werken vanuit een thuiskantoor, of als een gedistribueerd team, biedt aanzienlijk meer flexibiliteit voor de werksituatie, het zou kunnen zorgen voor minder flexibiliteit bij het uitvoeren van het werk, zowel wat betreft het ontmoeten van collega's, samenwerken en lesgeven.

"Terwijl werken vanuit een thuiskantoor aanzienlijk meer flexibiliteit biedt voor de werksituatie, het zou voor minder flexibiliteit kunnen zorgen bij het uitvoeren van de werkzaamheden."

Dit flexibiliteitsvraagstuk hangt grotendeels samen met een veel grotere behoefte aan structuur, planning en heldere communicatie in de digitale modaliteit. Vergaderingen en lessen moeten tot in detail worden gepland, en het digitale formulier maakt het moeilijk om van het plan af te wijken.

We verliezen het vermogen om signalen op te pikken als we samen in een fysieke ruimte zijn, en verschillende aspecten van digitaal werken maken het moeilijk om een ​​goede communicatiestroom te bereiken, en om spontane en kritische veranderingen aan te brengen.

Hogere drempel maakt teamwerk minder flexibel

We vinden ook dat de drempel in de digitale wereld aanzienlijk hoger is om kleine en noodzakelijke verduidelijkingen met medewerkers te maken. De flexibiliteit om een ​​taak uit te voeren wordt verminderd en kan de kwaliteit van wat we doen beïnvloeden.

Bijvoorbeeld, we lopen het risico te lang alleen met een taak bezig te zijn, aannemen in plaats van gaandeweg te verduidelijken. We willen andere teamleden niet storen, en we weten niet wat ze nu aan het doen zijn. We vonden dat dit zowel het geval was voor studenten die de neiging hadden om synchroon te werken, en voor werknemers die meestal asynchroon werkten.

Thuiskantoren kunnen voor velen voordelen bieden, maar het is niet voor iedereen voordelig. Waarschijnlijk zullen meer mensen ervoor kiezen om meer thuis te werken, ook als de pandemie voorbij is. Maar fysiek bijeen kunnen komen is nog steeds belangrijk, niet alleen voor ieder van ons om aan onze sociale behoeften te voldoen, maar ook voor de werkgever en voor de kwaliteit van het werk.