Huidig ​​onderzoek naar teamwork laat zien dat we niet minder productief worden door thuis te werken, op voorwaarde dat we intelligent werken en zijn uitgerust met tools die ons in staat stellen om samen te werken met onze collega's. In dit artikel, onderzoekers zullen ons niet alleen adviseren over wat werkt, maar ook op wat niet zo slim is.

Sinds enige tijd, onderzoekswetenschapper Nils Brede Moe bij SINTEF, Noorwegen, heeft teams bestudeerd die werken voor bedrijven als Spotify, Ericsson en DNV GL, evenals verschillende banken en adviesbureaus.

Hij gelooft dat het meer dan mogelijk is om de productiviteit op peil te houden, zelfs als we nu vanuit huis moeten werken - in zogenaamde virtuele teams.

"Het is niet zo dat virtuele teams een lagere productiviteit betekenen, hoewel het voor dergelijke teams een beetje uitdagender kan zijn om efficiënt te werken, ", zegt Moe. "Ons onderzoek heeft enkele virtuele teams aan het licht gebracht die veel effectiever zijn dan co-gelokaliseerde teams, " hij zegt.

Veel mensen ervaren dat ze meer gedaan krijgen als ze thuis werken, waar er minder onderbrekingen zijn. Dat hebben de onderzoekers zelf ook geconstateerd.

"Gemiddeld, een ontwikkelaar heeft 20 minuten nodig om na een onderbreking terug te keren naar een taak, " zegt Moe.

Goede communicatie is de sleutel

Thuiswerken maakt het gemakkelijker om te beoordelen welke taken prioriteit moeten krijgen, omdat we voorkomen dat we te maken krijgen met een continue stroom van input en externe taken. Echter, de voordelen van thuiswerken kunnen een schot voor de boeg zijn. Het is te gemakkelijk om vergaderingen die in feite een nuttig doel dienen, weg te laten. Doordat er zoveel schriftelijk wordt gecommuniceerd, kunnen mensen elkaar gemakkelijk verkeerd begrijpen.

"We hebben ontdekt dat het ongelooflijk belangrijk is om videoconferenties te gebruiken en met elkaar te praten, in plaats van alleen maar gedachten en behoeften schriftelijk te delen, ", zegt Moe. "Videovergaderingen zouden verplicht moeten worden voor teams die niet op dezelfde locatie werken, " hij zegt.

Hij wijst ook op het belang van goede apparatuur:kwaliteitsheadsets, computers en, niet in de laatste plaats, een betrouwbare internetverbinding. Een ander advies dat hij geeft, is dat we niet zittend op de bank moeten werken. Niet verrassend, onderzoek toont aan dat dit onze rug geen plezier doet, dus het advies is om op te staan, staan ​​en rondlopen.

"Een goed idee is om een ​​één-op-één gesprek aan de telefoon te hebben tijdens een wandelingetje, " zegt Moe.

Hier zijn de vijf tips van de onderzoekers voor online videovergaderingen:

• Gebruik vergaderingen niet alleen voor statusupdates. Deze informatie kan op andere manieren worden gedeeld. Het zijn managers die het meeste uit statusvergaderingen halen, maar ze zijn van weinig waarde voor gewone teamleden
• Zorg dat iedereen aan het woord komt (pas een incheckoefening toe tijdens langere vergaderingen)
• Zorg ervoor dat de positie van de vergaderstoel wordt gedraaid, zodat meer dan één persoon de verantwoordelijkheid kan nemen
• Gebruik altijd videoconferenties
• Zorg dat er niet te veel deelnemers aan de vergadering zijn. Bij bijeenkomsten van meer dan 11 of 12 deelnemers is de waarde voor de deelnemers afgenomen. Als er veel mensen komen, een tip is om je hand op te steken als je iets te zeggen hebt.

Een virtuele baas heeft een veeleisende baan

Een andere onderzoeksbevinding is dat managers vaak de behoefte voelen om meer micromanagement uit te voeren wanneer hun teamleden op afstand werken.

"Dit is geen goed idee, " zegt Moe, en gaat verder met uitleggen. "Vergaderingen die alleen voor rapportage worden gehouden, zijn vaak niet effectief. Als een manager erop vertrouwt dat zijn teamleden normaal werken, er is geen reden om aan te nemen dat er meer behoefte is aan statusrapporten wanneer teamleden vanuit huis werken, " hij zegt.

Echter, het is niet zo eenvoudig om de manager van een virtueel team te zijn. Om deze reden, de onderzoekers raden managers aan hun tijd te besteden aan het selecteren van hoogwaardige en effectieve gezamenlijke technologie-interfaces die ervoor zorgen dat iedereen in het team via dezelfde systemen is verbonden. Het is ook belangrijk voor managers om meer tijd te besteden aan een ondersteunende en trainingsrol in plaats van rapporten van hun teams te eisen.

"De belangrijkste focus van een manager moet liggen op het wegnemen van obstakels en het helpen identificeren van effectieve oplossingen, zowel samen met het team als geheel, en met individuele teamleden, " zegt Moe.

Neem er een voor het team, maar niet in je pyjama!

Bij de venture builder en adviesbureau Iterate, die deelneemt aan een onderzoeksproject met SINTEF, mensen zijn zich goed bewust van hun nieuwe werksituatie. Maar de stemming in het bedrijf is goed.

"Nu werken we vanuit huis omdat het moet, en we voelen ons er goed bij, want we zitten hier allemaal samen in, ", zegt CEO Rune Larsen. "De uitdaging zal zijn wat er gebeurt als we zes maanden op deze manier hebben gewerkt. Wat zal er gebeuren als onze solidariteit uiteen begint te vallen? Op dit moment ligt onze continue focus op reflectie en training zodat we ons kunnen aanpassen aan de nieuwe situatie, " hij zegt.

De HR-afdeling van Iterate had eerder vandaag een reeks één-op-één-vergaderingen om erachter te komen hoe individuele werknemers zich voelden. Larsen gelooft niet in het versturen van een reeks e-mails. In plaats daarvan, hij benadrukt dat hij werkt in een sector die vaardig is in digitaal werken.

"Bedrijven die niet de gewoonte hebben om digitaal in een gedistribueerde omgeving te werken, staan ​​voor grotere uitdagingen dan wij, " hij zegt.

Volgens Larsen zoeken veel managers naar manieren van werken om een ​​goede productiviteit te bereiken. Er is geen snelle oplossing voor het beheren van de situatie waarin we ons vandaag bevinden.

"In tijden als deze is het goed om op onderzoek gebaseerd advies te hebben om op te leunen. Het is ook belangrijk om te weten dat virtueel werken een hoge mate van wederzijds vertrouwen vereist, en dit is wat we hier hebben, ' zegt Larsen.

Ook al heeft hij het volste vertrouwen in zijn collega's, Larsen heeft ook enkele richtlijnen die niet op IT gebaseerd zijn. Thuiswerken in je pyjama is niet acceptabel.

"Plots word je naar een vergadering geroepen en ben je vergeten dat je in je onderbroek zit, " hij glimlacht. "Dat zal je integriteit in een mum van tijd ondermijnen, dus we hebben ook een dresscode, zelfs voor thuiswerken, " hij zegt.

Vertel mensen wanneer u zich aan- en afmeldt

"Als een team niet op dezelfde locatie kan werken, het gevaar bestaat dat het wederzijds vertrouwen wordt ondermijnd, ", zegt Nils Brede Moe. "Dit kan op zijn beurt leiden tot verminderde informatie-uitwisseling en feedback, onevenwichtige werklast, verhoogde controle, en kan creëren wat we een negatieve 'spiraal van wantrouwen' noemen, " hij zegt.

Vooral, de onderzoekers adviseren dat teamleden hun collega's moeten informeren bij het in- en uitloggen.

"Als je zit te wachten tot iemand antwoordt, maar je weet niet of ze ingelogd zijn of niet, het is niet moeilijk om je af te vragen wat die persoon van plan is, " zegt Moe. "Als je iedereen een idee geeft van hoe je je dag plant, zoals "Ik ga gewoon midden op de dag boodschappen doen voor mijn ouders, " zulke dingen kunnen gemakkelijk helpen om wantrouwen weg te nemen, " hij zegt.

Zijn bevindingen geven aan dat het ook slim is om wat tijd te reserveren om na te denken over het functioneren van gedistribueerd werken. En dat geldt ook voor het managementteam.

"Het enige dat zeker is als we plotseling onze manier van werken moeten veranderen, is dat we moeten blijven verbeteren om efficiënt te zijn. ", zegt Moe. "Degenen die hierin het meest bekwaam worden, zullen uiteindelijk de meest effectieve teams zijn, " hij zegt.

Niet iedereen kan tegelijkertijd werken

Volgens Moe, sociale uitdagingen kunnen ook binnensluipen om effectief thuiswerken te ondermijnen. Hoewel sommige mensen zich misschien eenzaam voelen en vroeg in de ochtend een praatje willen maken, anderen kunnen het gevoel hebben dat dit stressvol is. Zeker als we onze werkplek thuis delen met een andere volwassene en kinderen in huis hebben.

"Een manier om dit op te lossen is om af te spreken dat twee teamleden altijd tegelijkertijd moeten werken, " zegt Moe. Op deze manier, degenen die kinderen hebben kunnen werken nadat de kinderen naar bed zijn gegaan, zonder het gevoel te hebben dat ze 'alleen' aan het werk zijn, "zegt hij. Dit zal een belangrijke factor zijn als de situatie die we vandaag meemaken voor een langere periode aanhoudt.

Het is ook belangrijk om tijd te reserveren om met je collega's te delen wat er met je is gebeurd gedurende de dag, wat je naast je werk doet, en hoe het voelt om de hele dag alleen thuis te zitten.

Moe moedigt mensen ook aan om communicatiemiddelen zoals Slack, Teams of Yammer waarmee teamleden vragen kunnen stellen en informatie kunnen delen over wat hun collega's doen.

Vergeet nieuwe medewerkers niet

Een uitdaging waar onderzoekers zich de afgelopen weken goed van bewust zijn geweest, is het zogenaamde 'onboarding' van nieuwe medewerkers. Echter, als er een nieuwe collega in het team komt, is het belangrijk om dit niet uit te stellen alleen omdat hij of zij zijn of haar collega's niet persoonlijk kan ontmoeten.

"In feite moedigen we het verwelkomen van nieuwe medewerkers aan in goed functionerende teams. Zorg er gewoon voor dat ze een mentor hebben die hen kan begeleiden, ", zegt Moe. "Het is ook een goed idee om virtuele borrels op te zetten waar nieuwe medewerkers elkaar in een vroeg stadium kunnen leren kennen en hun eigen netwerken kunnen opzetten, " hij zegt.

Een effectievere werkdag

Christine Wald-Jacobsen is hoofd van de afdeling User Experience bij de bank Sbanken, en is verantwoordelijk voor twee teams van ontwikkelaars en een zogenaamd UX-team. (UX-teams werken met gebruikerservaring. Ed. noot)

"Afgelopen donderdag heeft iedereen duidelijke richtlijnen gekregen over thuiswerken, "zegt Wald-Jacobsen. "We zijn van plan om om negen uur 's ochtends een zogenaamde "Slack-up"-bijeenkomst te houden, en nog een om drie uur 's middags om na te denken over hoe we ons voelen over de dag, "zegt ze en legt uit. "Slack-up is een korte ochtendvergadering die wordt gefaciliteerd met behulp van de Slack-tool voor externe communicatie, ontworpen voor schriftelijke informatie, " ze zegt.

"Tijdens de ochtendvergaderingen meldt iedereen wat we van plan zijn die dag te doen en of we hulp nodig hebben. We melden ook eventuele belemmeringen om onze taken efficiënt uit te voeren. Er kan bijvoorbeeld een aspect van technologie zijn of iets anders dat ik misschien moet regelen, ', zegt Wald-Jacobsen.

Ze zegt dat ze hun werkprocessen voortdurend aanpassen. Sommige teams houden nu dagelijks 's ochtends videovergaderingen, terwijl de reflectiemiddag in de namiddag een wekelijks evenement is geworden.

Een typische uitdaging om op deze manier te werken, is dat de communicatie nu voornamelijk schriftelijk is, ', zegt Wald-Jacobsen.

"Discussies kunnen verhit raken omdat we elkaar niet altijd volledig begrijpen. Het kan vaak moeilijk zijn om constructieve feedback te geven, en soms ervaren mensen feedback als kritiek. Bijvoorbeeld, Ik heb teamleden moeten vragen om hun discussie op video door te nemen om eventuele misverstanden op te helderen en om kalm te blijven in de Slack-uitwisselingen, " ze zegt.

Hoe dan ook, de resultaten van deze manier van werken zijn zeer bevredigend.

"Veel teams hebben het gevoel dat ze een effectievere werkdag ervaren. We leveren veel meer en veel sneller, ', zegt Wald-Jacobsen.