"Inbox zero" voelt vaak als het ultieme onbereikbare doel. U kunt uren besteden aan het ordenen van uw e-mail, en op de een of andere manier zal er altijd een stortvloed aan nieuwe berichten opduiken.

Sinds zijn ontstaan ​​in de jaren 70, er is al lang een wens om verschillende aspecten van e-mail te automatiseren. Sommigen herinneren zich misschien zelfs de flirt van de jaren 90 met "procmail, " waarmee auteurs reguliere expressiescripts kunnen schrijven om hun e-mail in gekozen mappen te sorteren.

Hoewel er sindsdien verschillende ontwikkelingen zijn geweest, de one-size-fits-all-benadering van apps zoals Gmail laat veel gebruikers nog steeds ziften, klikken, en scheiden tot wat kan voelen als het einde der tijden.

Onderzoekers van MIT's Computer Science and Artificial Intelligence Laboratory (CSAIL) besloten dieper in te gaan op de specifieke behoeften van mensen door middel van een driedelige studie en een nieuwe open-source tool waarmee gebruikers kunnen schrijven, toets, en verbeter eenvoudige Python-scripts voor het beheren van inkomende e-mails.

Het team leidde eerst een workshop om categorieën van e-mailbehoeften te identificeren, gevolgd door een grotere enquête om hun begrip van de vastgestelde behoeften te verdiepen. Vervolgens keken ze naar de broncode op Github om soorten automatiseringsbehoeften te zien die belangrijk genoeg waren voor e-mailgebruikers om ze in eigen hand te nemen. Eindelijk, het team gebruikte deze bevindingen om een ​​nieuwe tool te testen die ze ontwikkelden, genaamd "YouPS" (Your Postal Service).

Het team ontdekte dat meer dan 40 procent van de e-mailgebruikers vond dat hun gewenste regels niet konden worden uitgedrukt met gewone e-mailclients zoals Gmail of Outlook.

jijPS, die zich nog in een testfase bevindt, laat gebruikers specifiekere filterregels schrijven voor inkomende e-mails. Gebruikers kunnen meerdere editortabbladen toevoegen, elk gerelateerd aan een afzonderlijke e-mailmodus, en ze kunnen ook verschillende regels schrijven voor elke modus, zodat hun inbox zich anders gedraagt, afhankelijk van de huidige.

Misschien wilt u tijdens een zomervakantie geen e-mails van een campusmailinglijst, bijvoorbeeld, of je wilt misschien de optie om een ​​vervelende e-mailer te dempen die te veel berichten in korte tijd heeft verzonden.

"Onze inboxen op zo'n fijnmazige manier beheren met zoiets als YouPS zou uiteindelijk kunnen helpen om niet-programmeurs de tools te geven om hun e-mails te beheren, en helpen tijd te besparen voor intensievere taken of werk, " zegt Sojapark, een doctoraat student bij CSAIL en hoofdauteur van een nieuw artikel over het systeem.

Betere datamodellen gezocht

Voor velen van ons, een vlaag van e-mails tijdens een strakke deadline onderbreekt de workflow en verstoort de mentale focus.

Met dat in gedachten, veel gebruikers wilden filters die "ongeziene" informatie konden vastleggen die niet in e-mailheaders stond of niet specifiek gelabeld was (d.w.z. afzender of datum). Dit omvatte zaken als voortgang - in behandeling of klaar - deadline, onderwerp, prioriteit, en taak.

Een potentieel filter zou kunnen zien dat een bericht een actie lijkt te vereisen, en label het als "in behandeling, " of tag een deadline als dat nodig is.

Filters kunnen ook gerelateerd zijn aan het tijdstip van de dag, kenmerken van de e-mailthread, zoals eerdere antwoorden van een ontvanger, of het aantal of de snelheid van reacties door anderen - en de status van de ontvanger (d.w.z. bezet, op kantoor, op vakantie).

Aandacht beheren:meldingen, modi, en context

MIT-professor David Karger zegt dat standaard e-mailfilters niet veel flexibiliteit bieden. Bijvoorbeeld, sommige gebruikers vonden het niet leuk dat deze filters niet voor korte tijd kunnen worden gebruikt of niet kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van de dag.

Automatische filters missen ook context voor subtiliteiten die verder gaan dan waarop ze zijn getraind. Huidige e-mailfilterregels zijn alleen gebaseerd op metadata van inkomende berichten, bijvoorbeeld als het van een specifieke afzender is of bepaalde trefwoorden bevat. Gebruikers wilden meer context opnemen buiten de inhoud van een enkel bericht, zoals eerdere antwoorden van een ontvanger, of het aantal of de snelheid van reacties van anderen.

Bovendien, met meer toegang tot laptops, telefoons, en tabletten, e-mail is een steeds meer verwachte "instant" manier van communiceren geworden. Dit behandelen, gebruikers kwamen met regels voor meer op maat gemaakte meldingsfilters en tijdelijke modi.

Met YouPS, tijdelijke modi, zoals nachtelijke "slaapmodi" of overdag "werkmodi, " kan handig zijn voor mensen met specifieke schema's. Bijvoorbeeld, alle e-mails in de "slaapstand" kunnen worden gelabeld als "Voor morgen, " terwijl e-mails in de "werkmodus" het label "To Do" kunnen krijgen.

Extra modi voor zaken als vakanties, conferenties, of zelfs avonden zouden meer specifieke regels kunnen hebben om beter aan de behoeften van de gebruikers te voldoen. De conferentiemodus van een gebruiker kan een regel hebben die alleen conferentiegerelateerde e-mails markeert (d.w.z. bijeenkomsten, aankondigingen), of een "emotie"-modus kan optreden, afhankelijk van een vermoeide of angstige stemming.

Deze meer gedetailleerde filters draaien allemaal om een ​​breder doel om een ​​tool te gebruiken om de aandacht beter te beheren in een hyperverbonden wereld.

Het gereedschap testen

Om een ​​idee te krijgen van wat programmeurs al deden om e-mail overzichtelijker te maken, het team ging door GitHub om te zoeken naar geschreven scripts met betrekking tot e-mail en filters, en ontdekte dat deze complexe verwerking minstens 40 procent van de e-mailscripts uitmaakte.

Wanneer u uiteindelijk YouPS gebruikt, gebruikers vonden dat het uitgebreide e-mailvocabulaire nuttig was voor het scripten van de regels die gebruikers wilden, zoals een manier om automatische vakantie-antwoorden te schrijven die naar collega's kunnen worden verzonden, maar geen familieleden.

In de toekomst hoopt het team een ​​grootschaligere implementatie te kunnen doen. Ze zijn ook van plan de e-mailautomatiseringsmogelijkheden van YouPS uit te breiden naar niet-programmeurs door grafische gebruikersinterfaces te creëren voor het uitdrukken van regels die een veel breder niet-technisch vocabulaire gebruiken.

"E-mail heeft een breed spectrum aan gebruikers, ", zegt Park. "Een vaste interface voor een e-mailclient kan simpelweg niet voldoen aan de uiteenlopende behoeften van veel e-mailgebruikers. De behoeften die we in deze onderzoeken hebben gevonden, zullen toekomstige ontwerpers en ontwikkelaars van e-mailclients en inboxbeheersystemen begeleiden."

"Veel scripts voor het automatiseren van e-mail zijn gevonden in Github-softwarearchieven, maar deze automatiseringstechnieken zijn niet opgenomen in gewone e-mailclients, " zegt Susan Fussell, een professor in informatiewetenschap en communicatie aan de Cornell University die niet betrokken was bij de paper. "Dit suggereert dat er behoefte is aan een pijplijn tussen de Github-repository en gewone e-mailgebruikers, zodat gebruikers weten welke scripts er zijn en hoe ze deze moeten gebruiken - en op een dag worden geïntegreerd in populaire e-mailclients."

Dit verhaal is opnieuw gepubliceerd met dank aan MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), een populaire site met nieuws over MIT-onderzoek, innovatie en onderwijs.