In mei van dit jaar, we organiseerden een droomconferentie:140 gelijkgestemde academici op een Grieks eiland voor drie en een halve dag om te werken aan een onderwerp dat ons aanging:duurzaam organiseren.

We herkenden de tegenstrijdigheid van reizen naar Kreta om duurzaam organiseren te bespreken. Maar het was een lange traditie van de Organisation Studies Summer Workshop - een jaarlijkse workshop van organisatiewetenschappers - om erbij te zijn. De workshop van dit jaar was gericht op hoe bedrijven en andere organisaties opnieuw kunnen worden geconfigureerd om milieuvriendelijker en sociaal rechtvaardiger te werken.

Dus, we probeerden in plaats daarvan de conferentie zelf duurzaam te maken door een duurzame locatie te gebruiken, alleen vegetarische maaltijden serveren, het vermijden van plastic en airconditioning, en het aanmoedigen van koolstofcompensatie.

Toen gooide het universum ons een curveball in de vorm van COVID-19, wat ons ertoe heeft aangezet om duurzaam organiseren te heroverwegen. Ondanks een totaal gebrek aan ervaring, en geen financiering, we besloten om online te verhuizen. Meer dan 100 deelnemers, in 14 tijdzones, besloten om met ons te experimenteren.

We worstelden met een paar beslissingen. Hoe om te gaan met tijdzones? Hoe om te gaan met technische problemen? Hoe ervoor te zorgen dat de conferentie niet alleen intellectueel bevredigend was, maar droeg ook bij aan de sociale interacties die de discussies verdiepten, samenwerkingen gestimuleerd, en dat maakte de zomerworkshop altijd zo bijzonder?

En hoe organiseer je dit in slechts enkele weken?

Dus dit is wat we deden.

Groepsdiscussies en Zoom rooms

We besloten de conferentie in te korten in tweeënhalve dag, de meeste sessies spreiden over de uren die werkten voor de tijdzones van de meeste deelnemers. Maar we hebben er ook voor gezorgd dat er in ieder geval enkele sessies waren voor degenen buiten de hoofdtijdgang.

We vroegen auteurs om een ​​week voor de conferentie een video van 10-15 minuten van hun presentatie op YouTube te plaatsen, die mensen in hun eigen tijd konden bekijken.

Daarna organiseerden we zoomsessies van 50 minuten van ongeveer 18-25 deelnemers. Elk presenteerde commentaar op drie papers (vier tot vijf minuten per paper, zonder dia's te gebruiken om technische problemen te voorkomen). De auteurs van de papers reageerden kort, wat leidde tot een open discussie in de groep.

In de eerste paar sessies sessievoorzitters moesten vaak aanleiding geven tot discussies. Maar de interacties werden behoorlijk levendig.

Na de 50 minuten lieten we de kamers open en gingen de informele gesprekken die workshops zo rijk maken vaak door.

We hebben ook twee keynote-sessies opgenomen. Een daarvan was een plenaire sessie voor alle (100+) conferentiedeelnemers, waaronder breakout-discussies. En er waren drie sociale sessies, waarin deelnemers willekeurig werden toegewezen aan breakout rooms, zodat ze konden genieten van gesprekken in kleine groepen (twee tot vijf personen), of neem deel aan grotere groepsgesprekken.

Digitale voordelen

Terwijl we de drankjes na het werk bij het zwembad in Griekenland misten, we waren aangenaam verrast toen we ontdekten dat de virtuele conferentie een aantal voordelen had.

Geen reizen vermindert niet alleen de impact op het milieu, maar ook de impact op het werk, waardoor sommige mensen kunnen deelnemen die anders niet in staat zouden zijn geweest, vanwege de benodigde tijd.

Sommige deelnemers vertelden ons dat, om budgettaire of familiale redenen, ze konden de conferentie alleen bijwonen omdat deze virtueel was.

Hoewel conferentiekosten in de toekomst nodig zullen zijn om de organisatiekosten te compenseren, virtuele conferenties zullen nog steeds veel goedkoper zijn dan face-to-face, bredere participatie mogelijk maken.

De willekeurige toewijzing van mensen aan brainstormruimten voor sociale uren zorgde voor gesprekken tussen mensen die anders misschien niet met elkaar in contact waren gekomen. Het verhoogde kameraadschap tijdens de virtuele conferentie, leiden tot prikkelende discussies.

Dankzij de chatfunctie tijdens de gesprekken konden deelnemers de bronnen en inzichten die door de gesprekken waren aangewakkerd, onmiddellijk delen, die vervolgens onder andere tot aanvullende inzichten zouden kunnen leiden. Bijvoorbeeld, het idee om een ​​Utopia Platform te starten om blogs te delen, leer- en onderzoeksbronnen kwamen tijdens een keynote in de chat ter sprake. Sindsdien hebben we dit platform gelanceerd.

De reacties van de deelnemers waren zeer positief, hoewel de verwachtingen waarschijnlijk laag waren.

We stellen ons in de toekomst een grotere verscheidenheid aan vergaderformaten voor, waaronder meer regelmatige maar kortere virtuele vergaderingen, wissel jaren van fysieke vergaderingen en gemengde modellen af ​​met enkele virtuele sessies en enkele deelnemers op afstand.

Onze door COVID-19 veroorzaakte ervaring heeft ons geleerd dat virtuele conferenties zowel praktisch als wenselijk zijn als middel om duurzaam te organiseren en meer democratische participatie te verzekeren.

Dit artikel is opnieuw gepubliceerd vanuit The Conversation onder een Creative Commons-licentie. Lees het originele artikel.