In één maand tijd, de COVID-19-pandemie heeft bedrijven en organisaties van alle soorten gedwongen om bijna al hun werknemers op afstand thuis te laten werken.

Heeft de toekomst van werk, het personeel op afstand en zelfs de virtuele organisatie, in volle kracht aangekomen? Hoewel online technologieën werken op afstand steeds gebruikelijker hebben gemaakt, de meeste bedrijven en organisaties hebben nog steeds geen fysieke faciliteiten. Nu klauteren ze om 's nachts virtuele werkplekken op te zetten.

Melissa Valentijn, assistent-professor managementwetenschappen en techniek, heeft jaren besteed aan het bestuderen van deze kwesties. Jen Rijmer, die op het punt staat om zich bij Valentine aan te sluiten als postdoctoraal fellow, heeft softwarebedrijven die volledig onafhankelijk van een fysiek hoofdkantoor opereren, nauwkeurig bestudeerd.

De grote les, ze zeggen, is dat organisaties die alleen op afstand werken complexe nieuwe managementuitdagingen vormen. De grootste:vertrouwen ontwikkelen, samenwerking en informatie-uitwisseling tussen mensen die elkaar nooit persoonlijk ontmoeten en die zich mogelijk aan weerszijden van de wereld bevinden.

Hier zijn enkele van hun gedachten:

De technologie goed krijgen

Er is meer nodig dan een laptop, een internetverbinding en apps zoals Slack of Zoom. De technologie voor werken op afstand en virtuele teams is eenvoudig en wordt steeds beter. De grotere uitdaging is het aanpakken van de menselijke problemen. Als werknemers plotseling vanuit huis werken vanwege de COVID-19-pandemie, velen zullen jongleren met kinderopvang, geluidsoverlast en een hele reeks andere storingen. Dat zorgt gegarandeerd voor een daling van de productiviteit, maar het vermindert ook de immateriële voordelen van werken op dezelfde locatie. Denk hierbij aan het informele brainstormen bij de koffie of de informele uitwisseling van informatie. Maar de problemen gaan dieper:hoe bouw je vertrouwen en sociale banden, die cruciaal zijn voor creatieve samenwerking?

Door een crisis gedwongen worden om alleen werken op afstand te omarmen, is iets anders dan het creëren van een personeelsbestand dat alleen op afstand werkt

Bedrijven die zich locatieonafhankelijk inrichten, hebben normen en praktijken ontwikkeld die de emotionele en logistieke afstanden overbruggen. Hetzelfde geldt voor hun werknemers. Voor dergelijke bedrijven is alleen op afstand werken kan de kosten verlagen, breid de talentenpool uit en verhoog de productiviteit. Daarentegen, door een crisis gedwongen worden om op afstand te werken, is waarschijnlijk storend en frustrerend. Het is misschien beter dan afsluiten, maar het zal waarschijnlijk leiden tot een grote daling van de productiviteit.

Vertrouwen en samenwerking opbouwen

Alle bedrijven moeten een cultuur ontwikkelen van gedeelde prioriteiten en geaccepteerde praktijken om samen te werken. Het is gemakkelijker voor traditionele bedrijven, waar mensen elkaar zien en informeel met elkaar omgaan. Bedrijven die alleen op afstand werken, proberen vaak de leegte op te vullen met georganiseerde sociale inspanningen, van online happy hours tot retraites en discussiegroepen. De onderwerpen hoeven niet relevant te zijn voor de business. Het doel is om banden en een gemeenschapsgevoel op te bouwen. Echter, waarschuwt Rhymer, deze inspanningen zullen niet werken tenzij CEO's en senior managers ook deelnemen - als gelijken, niet als bazen.

Leidinggevenden moeten ook hun eigen vertrouwen tonen door hun werknemers niet van minuut tot minuut te controleren. Ze mogen geen e-mails van werknemers afluisteren of hun toetsaanslagen per minuut in kaart brengen. De focus moet liggen op de uiteindelijke output, niet op de specifieke activiteiten van een werknemer.

Een rijk openbaar beslissingspad creëren

Bij bedrijven met werknemers verspreid over vele tijdzones, realtime gesprekken en schriftelijke uitwisselingen zijn vaak niet haalbaar. Maar mensen moeten nog steeds de achtergrond begrijpen van hoe en waarom beslissingen zijn genomen. Met een rijk beslissingspad, alle discussies en debatten die tot een beslissing leiden, worden gedocumenteerd en gecodificeerd, zodat mensen terug kunnen gaan en begrijpen waarom die beslissingen zijn genomen.

Een enkele bron van waarheid openen

Werknemers hebben toegang nodig tot het grote geheel van de strategie en prioriteiten van een organisatie, en misschien zelfs over onderhanden werk dat voor hen misschien niet direct relevant is. Het is een opslagplaats van informatie die duidelijk is, onbetwist en op dat moment als waar aanvaard, en vervolgens onderhouden zodat het altijd actueel is. Dit geldt met name voor asynchrone bedrijven, waarin mensen in alle tijdzones samenwerken en problemen niet gemakkelijk in realtime kunnen bespreken.

De barrières voor het delen van werk wegnemen

U wilt dat werknemers het werk posten terwijl het onderweg is, zelfs als het moeilijk is, incompleet, onvolmaakt. Dat vraagt ​​om een ​​andere mindset, hoewel een die steeds vaker voorkomt in asynchrone bedrijven. Bij traditionele bedrijven mensen aarzelen vaak om projecten of voorstellen te verspreiden die niet gepolijst zijn, mooi en kogelvrij. Het is een natuurlijke reflex, vooral wanneer mensen niet met elkaar verbonden zijn en niet terloops communiceren. Maar het kan leiden tot lange vertragingen, vooral bij projecten waarbij de voortgang van elke deelnemer afhankelijk is van de voortgang en feedback van anderen. Locatie-onafhankelijke bedrijven hebben een cultuur nodig waarin mensen erkennen dat een work-in-progress waarschijnlijk hiaten en gebreken heeft en elkaar niet bekritiseren. Dit is een kwestie van normen, geen gereedschap.

Voorbereiden op de toekomst. Het is voor veel mensen waarschijnlijk chaotisch en onaangenaam om een ​​systeem op afstand in elkaar te knutselen. Technologie maakt het makkelijker dan ooit om locatie-onafhankelijk te zijn, maar tenzij bedrijven zich richten op het creëren van een effectieve werkervaring op afstand, reken er niet op dat werknemers er verliefd op worden na de pandemie. Is werken op afstand de golf van de toekomst? Het hangt af van hoe organisaties tegenwoordig reageren.