Amerikanen van alle rangen en standen werken samen om de verspreiding van COVID-19 te vertragen door sociale afstand te nemen. Overheidsinstanties dragen hun steentje bij door kantoren voor het publiek te sluiten, hoorzittingen annuleren of uitstellen, en het verschuiven van diensten en procedures naar virtuele formaten. In deze post kijken we naar de rol van wetten voor open vergaderingen bij het zorgen voor transparante procedures, en stellen een reeks beste praktijken voor om ervoor te zorgen dat milieu-instanties van de staat, commissies van openbaar nut, en lokale overheden cultiveren zinvolle publieke participatie terwijl ze deze pandemie doorstaan.

Vorige week, voorstanders riepen de Trump-regering op om alle actieve commentaarperiodes open te houden voor hangende regelgeving, terwijl de verklaring van een nationale noodtoestand van kracht blijft. Kritische milieubeslissingen vinden ook plaats op subnationaal niveau, waar staten en steden optreden als eerstehulpverleners tegen COVID-19. Een aantal staten heeft aspecten van hun wetten voor open vergaderingen opgeschort als reactie op de pandemie, en veel overheidsinstanties houden nu telefonisch vergaderingen of gebruiken videoconferentietechnologie - en de omstandigheden veranderen bijna dagelijks. New York, bijvoorbeeld, de wet op de openbare vergaderingen geschorst, de eis dat leden van het publiek de vergaderingen in persoon mogen bijwonen, en geautoriseerde openbare vergaderingen om op afstand te houden "door telefonische vergadering of soortgelijke dienst", zolang het publiek kan observeren of meeluisteren. Illinois heeft de wettelijke vereiste opgeschort dat leden van een openbaar lichaam fysiek aanwezig moeten zijn om samen te komen, evenals beperkingen op deelname op afstand. Massachusetts heeft het mandaat van de wet op open vergaderingen opgeheven dat openbare entiteiten op een openbare plaats bijeenkomen, zolang er in alternatieve middelen voor openbare toegang wordt voorzien. Texas staat op dezelfde manier toe dat regeringsvergaderingen plaatsvinden via telefoon of videoconferentie. Deze bewegingen zijn duidelijk noodzakelijk, maar staten moeten ervoor zorgen dat vervangingen voor persoonlijke vergaderingen voldoen aan het overkoepelende doel van wetten voor open vergaderingen.

Steden staan ​​voor vergelijkbare uitdagingen, en ontsnappen niet aan de aandacht van pleitbezorgers die ervoor zorgen dat publieke participatie niet verloren gaat te midden van pandemische reacties. Bijvoorbeeld, vorige week Sean Hecht, directeur van UCLA's Environmental Law Clinic, vroeg Los Angeles om deadlines voor openbare commentaar op milieubeoordeling van planningskwesties uit te stellen tot nadat de stad haar "Safer At Home" -order heeft opgeheven. Professor Hecht wijst erop dat het publiek cruciale documenten niet meer kan inzien op stadskantoren of bibliotheken en niet kan samenkomen om hun opmerkingen te coördineren.

Alle 50 staten hebben wetten voor open vergaderingen die overheidsinstanties verbieden om privé te beraadslagen of beslissingen te nemen om transparantie te waarborgen. Hoewel de details verschillen, wetten voor open vergaderingen hebben als doel ervoor te zorgen dat het publiek wordt geïnformeerd over de besluitvorming van de overheid. De wetten voor open vergaderingen van een aantal staten maken deelname op afstand mogelijk, maar alleen onder enge omstandigheden die het tijdens de COVID-19-crisis niet mogelijk zouden maken om gewoon door te gaan. Bijvoorbeeld, De wet van Virginia staat een overheidsinstantie toe om tijdens een noodtoestand elektronisch bijeen te komen als 1) een persoonlijke ontmoeting onveilig zou zijn, en 2) het doel van de vergadering is om de noodsituatie aan te pakken. Onnodig te zeggen, dit statuut staat de agentschappen van Virginia niet toe routinematige zaken de komende weken of maanden langs elektronische weg te vergaderen. Andere staten staan ​​deelname op afstand toe aan openbare vergaderingen, maar in formaten die tegenwoordig gewoon onpraktisch zijn. in Idaho, bijvoorbeeld, vergaderingen kunnen telefonisch of via videoconferentie worden gehouden, zolang één lid van het bestuursorgaan fysiek bij het openbaar lichaam aanwezig is, zodat het publiek de vergadering persoonlijk kan bijwonen. evenzo, een hof van beroep in Michigan heeft geoordeeld dat een openbare instantie de wet op open vergaderingen van de staat niet heeft geschonden door een bijeenkomst te houden op twee locaties die via een telefonische vergadering met elkaar waren verbonden, omdat het publiek de vergadering op beide plaatsen kon bijwonen. Deze precieze formaten zijn duidelijk onpraktisch in ons huidige moment.

Dit alles suggereert dat het mogelijk is om de geest - zo niet de letter - van wetten voor open vergaderingen te volgen, zelfs wanneer leden van het publiek een kamer niet fysiek kunnen delen met ambtenaren, omdat vergaderingen via virtuele middelen voor het publiek toegankelijk kunnen blijven. Bovendien, terwijl de constitutionele dimensies van virtuele procedures in het kader van COVID-19 niet zijn getest, we weten dat het Hooggerechtshof in andere omstandigheden heeft geoordeeld dat de precieze vereisten van een eerlijk proces flexibel en feitspecifiek zijn. De onderstaande aanbevelingen geven enkele suggesties over hoe openbare entiteiten transparantie en toegang van het publiek tot informatie kunnen waarborgen en tegelijkertijd de volksgezondheid kunnen beschermen door sociale afstand te bewaren. De Administratieve Conferentie van de Verenigde Staten en de Conferentie van Burgemeesters van New York hebben verdere richtsnoeren gegeven.

• Waar mogelijk, zowel vergaderingen als openbare commentaarperiodes uitstellen. Zoals professor Hecht in zijn brief uitlegt, Het onvermogen van belangengroepen om elkaar te ontmoeten belemmert hun vermogen om deel te nemen aan openbare processen. Aanvullend, zelfs personen die alleen willen deelnemen, hebben beperkte tijd en energie om deel te nemen als ze door het virus arbeidsongeschikt zijn of onverwachts voor kinderen of zieke familieleden zorgen. Door niet-essentiële overheidsbesluiten uit te stellen, wordt voorkomen dat de meest kwetsbare leden van de samenleving worden gediscrimineerd die het hardst zullen worden getroffen door de COVID-19.
• Waar vergaderingen virtueel verlopen, zorg ervoor dat de kennisgeving tijdig en duidelijk is. Er moet een kennisgeving worden geplaatst op de websites van openbare entiteiten en in lokale kranten die nog steeds circuleren. De aankondigingen moeten de vergadertijd en informatie bevatten over hoe het publiek toegang kan krijgen tot de vergadering, zoals een inbelnummer en videoconferentielink.
• Waar mogelijk, vergaderen via videoconferentie met een inbeloptie. Hierdoor kunnen kijkers zien wie er aan het woord is, staat het openbaar lichaam toe om indien nodig een tolk ter beschikking te stellen voor leden van het publiek die doof of slechthorend zijn, en geeft mensen zonder computers ook toegang tot de vergadering.
• Sprekers moeten zich elke keer dat ze spreken, identificeren om ervoor te zorgen dat leden van het publiek die alleen meeluisteren weten welke ambtenaar verantwoordelijk is voor elke opmerking of beslissing.
• Overweeg om leden van het publiek toe te staan ​​opmerkingen te maken via e-mail of een chatfunctie voor videoconferenties en opmerkingen in het dossier in te lezen.
• Openbare vergaderingen opnemen of onmiddellijk transcriberen en deze documenten toegankelijk maken voor het publiek. Omdat verstoringen in het dagelijks leven de planning op onvoorspelbare manieren veranderen, Het is mogelijk dat leden van het publiek niet op een zinvolle manier kunnen deelnemen aan een procedure op het precieze tijdstip waarop deze is gepland. Het uitvoerend bevel van New York om aspecten van de wet op open vergaderingen op te schorten, vereist uitdrukkelijk dat virtuele vergaderingen worden opgenomen en later worden getranscribeerd. Met sommige livestreamingdiensten kunnen gebruikers gelijktijdig vergaderingen opnemen.