Robert Pozen is een zeer productief persoon:een hoofddocent aan het MIT Sloan, hij was de voormalige president van Fidelity Investments, uitvoerend voorzitter van MFS Investment Management, en als associate general counsel van de U.S. Securities and Exchange Commission. Zijn nieuwste boek is "Extreme Productivity:Boost Your Results, Verminder uw uren, " en hij geeft de MIT Sloan executive education-cursus Maximizing Your Personal Productivity:How to Become an Efficient and Effective Executive.

Pozen deelde productiviteitstips in een webinar van 16 januari, gemodereerd door MIT Sloan associate dean of executive education Peter Hirst, onderdeel van de Innovation@Work-serie.

"Ik zie zoveel mensen worstelen met hun dagelijkse routine. Dit is de toepassing van gesystematiseerd gezond verstand, ' zei Pozen.

Dit is wat hij te zeggen had:

Meet productiviteit in resultaten, geen uren

Uren zijn een traditionele manier om de productiviteit van werknemers bij te houden, zei Pozen, maar dit is achterhaald. In plaats daarvan, denk aan prestatiegebaseerde productiviteit.

"Uren zijn geen goede maatstaf voor wat we produceren, " zei hij. "Ik heb journalisten gevraagd:'Heb je ooit drie weken besteed aan een artikel dat niet goed was? En heb je drie dagen doorgebracht op een die echt geweldig was? Wat was het productievere gebruik van uw tijd?'"

Rangschik uw doelen en geef prioriteit aan uw tijd

Rangschik uw belangrijkste doelen voor de volgende week en het volgende jaar. "Zo weinig mensen doen dit, en het is zo belangrijk, " hij zei.

Verdeel ze in vraag en aanbod. Aan de aanbodzijde:weerspiegelen uw doelen wat u leuk vindt en waar u het beste in bent? Wat is het doel achter elke activiteit en elk doel? Aan de vraagzijde:in hoeverre houden uw doelen rekening met de behoeften van uw organisatie?

Maak je niet druk om de kleine dingen

"We hebben zoveel kleine dingen die ons overweldigen, en we eindigen er onze tijd aan, zoals e-mail. De meesten van ons kijken elke drie tot vijf minuten naar e-mail. In plaats daarvan, kijk elk uur of twee, en als je kijkt, kijk alleen naar onderwerp en afzender, " hij zei.

Pozen maakt gebruik van de "OHIO"-techniek. De "Slechts één keer behandelen"-methode betekent dat wanneer u een e-mail leest, beslissen of het een reactie rechtvaardigt. Als, onmiddellijk antwoorden. Maar 80 procent van de e-mails hoeft niet te worden beantwoord, hij zei.

Als je vastzit met een essentiële maar ondergeschikte taak die je gewoon niet kunt voltooien, niet uitstellen.

"Breek het in een paar eenvoudige stukjes, ' zei hij. 'Begin met de gemakkelijkste. Als je eenmaal begonnen bent en een stuk kunt doen, je zult je goed genoeg voelen om door te gaan naar de volgende."

Voor projecten met hoge prioriteit:Begin bij het einde, niet het begin

Wacht niet tot het einde van een project om conclusies te schrijven, Pozen waarschuwde. In plaats daarvan, doe een tot twee dagen onderzoek en formuleer voorlopige conclusies. Voer een "mid-flight" controle uit om te herzien, trek dan de eindconclusies.

"De meeste mensen besteden zes of zeven weken aan het verzamelen van gegevens, met mensen praten, en de laatste twee weken besteden ze tijd aan het synthetiseren en bedenken van de belangrijkste antwoorden. Dat is een inefficiënte manier om onderzoeksprojecten aan te pakken, "zei hij. "Als je wacht, je zult heel veel gegevens verzamelen die niet relevant bleken te zijn."

Neem de tijd om na te denken

Bouw tijd voor bezinning in je dagelijkse schema. Niet elk uur hoeft gepland te worden.

"Je hebt downtime nodig om na te denken - het hoort bij het werk van de meeste mensen, "zei hij. Op deze manier zorg je ervoor dat je dag is afgestemd op je doelen in plaats van te worden besteed aan vergaderingen.

Wees saai

Voormalig president Barack Obama zou reizen met een paar blauwe pakken, Pozen zei, zodat hij niet zou verzanden in modekeuzes. Haal de variabelen uit je routine - wat te dragen, wat te eten voor het ontbijt - en maak het voorspelbaar om de besluitvormingstijd te verkorten.

"In de ochtend, probeer een saai persoon te zijn, " hij zei.

Ga naar huis

"Elke dag kan geen noodgeval zijn, " zei hij. Er is zelden een reden om na etenstijd op het werk te blijven. Ga op een redelijk uur naar huis en ga eten met je gezin. Haal de stekker uit het stopcontact. Neem geen telefoontjes of e-mails aan, hij zei.

"Stop bij de deur en blader door uw e-mails, dus tegen de tijd dat je aan het eten bent, je kunt je twee of drie uur [op je gezin] concentreren, " hij zei.

Vaak, mensen zijn bang om vroeg te vertrekken omdat andere medewerkers hen zouden kunnen beoordelen.

"Soms zijn mensen er trots op facetime te hebben, en ze denken dat het hen productief maakt. Soms zijn mensen bang om om half zes te vertrekken, zelfs als ze klaar zijn, omdat er vreemd naar ze wordt gekeken. ' zei hij. 'Maar die mensen hebben misschien de hele dag videospelletjes gespeeld of vergaderd.'