Voor velen van ons voelt het alsof er geen weg meer terug is - althans niet fulltime. Thuiswerken is ons opgedrongen. We hebben het doorgewerkt. We willen niet alles opgeven.

Ja, er zijn werkgevers die iedereen weer op kantoor willen hebben. Google is bijvoorbeeld van plan om op 10 januari een einde te maken aan het wereldwijde beleid voor vrijwilligerswerk vanuit huis. Maar andere werkgevers laten hun personeel graag op afstand werken. Het Australische softwarebedrijf Atlassian dringt er bijvoorbeeld op aan dat zijn werknemers vier keer per jaar naar de werkplek komen.

Studies en enquêtes zijn altijd duidelijk:de meesten van ons geloven niet dat onze productiviteit is geschaad, en degenen die dat wel doen, worden gecompenseerd door degenen die denken dat ze productiever zijn. Cruciaal is dat veel managers er hetzelfde over denken.

Het echte knelpunt bij thuiswerken is niet het 'werk'-gedeelte. Het is het verlies van de leuke kanten van een werkplek - het informele netwerken en socializen dat goed is voor zowel het individu als de groep.

Experimenten in online socializen

Managers hebben zo hun redenen gehad afkerig te zijn van werken op afstand. Afgezien van zorgen over individuele productiviteit, hebben veel onderzoeken aangetoond hoe nabijheid communicatie bevordert. Toen de organisatieonderzoekers van Harvard, Ethan Bernstein en Ben Waber, bijvoorbeeld een grote Amerikaanse retailer onderzochten die een campus met meer dan een dozijn gebouwen bezette, ontdekten ze dat slechts 10% van alle communicatie plaatsvond tussen werknemers wiens bureaus meer dan 500 meter van elkaar verwijderd waren.

In de afgelopen 18 maanden zijn er veel experimenten geweest met het gebruik van technologie om deze communicatie te repliceren. Ik heb er deel van uitgemaakt als universitair academicus, waarbij ik al mijn onderwijs online heb gezet, en een andere als organisatieadviseur, waarbij ik een kleine onderneming heb geholpen de overstap naar operaties op afstand te maken.

Mijn cliënt, een kleine particuliere TAFE-universiteit, heeft 11 vaste medewerkers en losse medewerkers. In mei 2020 vroeg het college mij om het te helpen alle bedrijfsprocessen – onderwijs, kantoorcommunicatie, ondersteunende diensten en meer – online te zetten. Gezien de financiële gevolgen van de pandemie moest dit met een klein beetje gebeuren. In dit werk waren we het erover eens dat het van fundamenteel belang was om de behoefte aan gezelligheid aan te pakken.

Dit bracht enkele uitdagingen met zich mee, vooral voor een kleine organisatie.

De waarde van 'toevallige botsingen'

Op het werk gebaseerde socialisatie vindt op twee brede manieren plaats.

Ten eerste zijn er 'georganiseerde' sociale activiteiten, zoals 's ochtends thee drinken, lunchen of op vrijdagavond een borrel drinken. Deze aspecten zijn tot op zekere hoogte het gemakkelijkst te simuleren met behulp van conferencing-apps. Voor mijn opdrachtgever waren dit activiteiten zoals virtuele borrels en online games.

Moeilijker te repliceren zijn wat organisatiedeskundige Jessica Methot en haar collega-onderzoekers 'toevallige botsingen' noemen. Zoals ze in maart in de Harvard Business Review schreven:"De weetjes die we over onze collega's leren - bijvoorbeeld dat ze gitaar spelen of van honden houden - bouwen een verstandhouding op en vergroten het vertrouwen. Onderzoek suggereert zelfs dat toevallige ontmoetingen en spontane gesprekken met onze collega's de stimuleer samenwerking en verbeter onze creativiteit, innovatie en prestaties."

Een van de bekendste voorbeelden van het ontwerpen van een werkplek voor toevallige ontmoetingen is het hoofdkantoor van Pixar Animation Studios, waar Steve Jobs toezicht op hield tijdens zijn ballingschap bij Apple. Het gebouw heeft een centraal atrium met alleen badkamers op de begane grond. Het idee is om meer mogelijkheden te creëren voor mensen om elkaar tegen te komen.

Maar het onderzoek van Methot en haar collega's laat ook zien dat small talk zowel opbeurend als afleidend kan zijn. Dit maakt pogingen om software te gebruiken om dit informele, ongestructureerde socialiseren nog lastiger te repliceren.

Een online netwerkruimte bouwen

Om het personeel een online alternatief te bieden voor toevallige botsingen en chats in de lunchroom, hebben we gekozen voor een "enterprise social networking service" genaamd Yammer. Er zijn alternatieven, elk met hun eigen sterke punten, maar Yammer heeft het voordeel van functionaliteit vergelijkbaar met Facebook. Het idee was om het personeel een intuïtief hulpmiddel te bieden om te communiceren en het vervolgens aan hen over te laten om het te gebruiken zoals ze wilden.

Het is een werk in uitvoering. Onderweg hebben we het een en ander geleerd. Een klacht was dat we onvoldoende initiële training hadden gegeven over het gebruik van de belangrijkste opties van Yammer, waardoor sommige medewerkers de tijd namen om het gebruik ervan te waarderen.

Maar de meeste reacties waren positief. Ondanks de ongeplande (en dus chaotische) aard van de verhuizing, blijkt uit enquêtes dat de meeste medewerkers vinden dat de communicatie daadwerkelijk is verbeterd. Het lijkt erop dat we de dialoog hebben vermeden die de afstand vernietigt en wantrouwen kweekt, zoals op andere werkplekken werd gemeld.

Kan technologie ooit de toevallige uitwisselingen van een fysieke werkplek volledig vervangen? Ik betwijfel het. Maar als het goed wordt gedaan, biedt het misschien voldoende fax om ervoor te zorgen dat er geen nadelen zijn voor het personeel dat een paar dagen per week vanuit huis blijft werken.