Wetenschaps- en technologieconferenties zijn motoren van innovatie - essentieel voor de incubatie van nieuwe ideeën, de verspreiding van onderzoek, en het ontstaan ​​van nieuwe technologieën. Maar dit jaar, zonder waarschuwing, conferenties over de hele wereld bevinden zich in onbekende wateren omdat de wereldwijde COVID-19-pandemie fysieke vergaderingen onmogelijk maakt. Om de organisatoren te helpen het hoofd te bieden, de Vereniging voor Computermachines (ACM) heeft een nieuw rapport uitgebracht, "Virtuele conferenties:een gids voor beste praktijken, " over hoe face-to-face conferenties tijdens de pandemie kunnen worden vervangen door virtuele.

Het rapport is het resultaat van een taskforce die is bijeengeroepen door ACM-voorzitter Cherri M. Pancake om organisatoren van ACM-conferenties te helpen navigeren door het virtuele conferentielandschap. Samengesteld uit zware gebruikers van online technologieën, en van onderzoekers die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling ervan, de ACM-gemeenschap is goed gepositioneerd om advies te geven aan andere groepen die met dezelfde problemen te maken hebben.

"Dit rapport is bedoeld voor organisatoren die moeten worstelen met het snel wijzigen van het formaat van aankomende conferenties of het plannen van toekomstige evenementen zonder afhankelijk te zijn van traditionele persoonlijke ontmoetingen. ", legt ACM-voorzitter Cherri M. Pancake uit. "Onze taskforce omvatte ACM-leden met ervaring met het organiseren van online conferenties en het leiden van virtuele planningssessies. Ze ontwikkelden een praktisch handboek dat nuttig zal zijn voor nieuwkomers en nuttige tips zal geven aan degenen die al enige ervaring hebben met virtuele conferenties. Het is bijzonder actueel gezien de COVID-19-situatie. We hopen dat het rapport de organisatoren van conferenties ook zal aanmoedigen om na te denken over het verminderen van hun afhankelijkheid van persoonlijke ontmoetingen in de toekomst."

Het rapport "Virtuele conferenties" gelinkt vanaf de website als een PDF-document, geeft concreet advies voor evenementen van elke omvang. Het is een praktische gids die een breed scala aan onderwerpen behandelt waarmee organisatoren te maken hebben, inclusief benodigde technologie, planning op hoog niveau, toegankelijkheid, het bevorderen van sociale interactie, navigatie en financiën.

Omdat dit een snel evoluerend onderwerp is, het rapport is ontworpen als een levend document dat de taskforce periodiek zal actualiseren en herzien. Conferentieorganisatoren worden aangemoedigd om hun eigen ervaringen te delen, opmerkingen maken of vragen stellen.