Sommige Japanse kantoormedewerkers worden geconfronteerd met een kleine, maar onoverkomelijke hindernis om thuis te blijven onder de noodtoestand die in delen van het land wegens het virus is uitgeroepen:persoonlijke handtekeningstempels.

Een afhankelijkheid van papieren archiefsystemen in delen van de Japanse zakenwereld dwingt werknemers aan het werk te gaan om hun unieke zegel op documenten te zetten.

Om dit te doen gebruiken ze kleine traditionele stempels die bekend staan ​​als hanko of inkan - gereedschappen die eeuwen teruggaan, maar zijn nog steeds landelijk populair.

Meestal cilindrisch met een oppervlak niet groter dan een vingernagel, de kleine postzegels worden met rode inkt gebruikt om contracten te ondertekenen, voorstellen goedkeuren en nagaan wie wat heeft bekeken.

"Ik moet fysiek op kantoor zijn omdat ik papieren documenten moet indienen en afstempelen, "Mizuho, die bij een IT-bedrijf in Tokio werkt, vertelde AFP.

Ook al is haar bedrijf op andere manieren technisch onderlegd, hanko zijn daar nog steeds de norm, zei Mizuho, die alleen met haar voornaam wilde worden geïdentificeerd.

"We gebruiken Microsoft-software als communicatiemiddel... maar ik kan niet thuis werken zolang de papier- en hanko-cultuur bestaat, " ze zei.

Ze maakt zich zorgen dat haar bedrijf de pandemie niet serieus neemt, ondanks het feit dat een medewerker in hun gebouw het virus heeft opgelopen.

"Ik voel onuitgesproken druk om op kantoor te zijn, " voegde ze eraan toe.

'Conservatieve cultuur'

De meeste Japanse volwassenen hebben een persoonlijk zegel, gegraveerd met hun naam in Chinese karakters, en gebruikt in plaats van een handtekening om documenten in elk aspect van het leven te authenticeren - van het openen van een bankrekening, of ontvangstbevestiging van aangetekende post.

Enkele grote bedrijven, inclusief grote banken, zijn begonnen met het afbouwen van het gebruik ervan.

Maar ze blijven populair, samen met andere praktijken die in andere grote economieën als achterhaald worden beschouwd, inclusief het gebruik van faxapparaten en een focus op papieren in plaats van digitale documenten.

Uit een recent onderzoek van de Japan Association for Chief Financial Officers (JACFO) bleek dat 40 procent van de bedrijven die telewerk introduceerden, zei dat werknemers uiteindelijk naar kantoor gingen, vooral omdat ze papieren documenten moesten verwerken en dingen met hanko moesten afstempelen.

"Er is een conservatieve cultuur waarin bedrijven hun manier van werken niet willen veranderen, " zei Hiroshi Yaguchi van JACFO.

Hoewel het aantal bedrijven dat documenten digitaliseert toeneemt, meer van hen zouden dit voorbeeld moeten volgen en webconferenties moeten introduceren om telewerken mogelijk te maken, hij zei.

Japanse autoriteiten hebben deze week de noodtoestand uitgeroepen in zeven regio's, inclusief de hoofdstad, met premier Shinzo Abe die zei dat mensen hun sociale contact met 70-80 procent moeten verminderen om de verspreiding van het virus tegen te gaan.

De maatregel schiet tekort in een lockdown, maar komt als medische experts waarschuwen voor explosieve groei van infecties in het land, die meer dan 6 heeft geregistreerd, 000 gevallen en 94 doden.

Digitale zegels

Het aantal forenzen op het beruchte drukke vervoerssysteem van Tokio is aanzienlijk gedaald, maar mensen zoals Yumi, een werknemer bij een verzekeringsmaatschappij in Tokio, zei dat telewerken voor haar en haar collega's gewoon niet mogelijk is.

"Bij mijn bedrijf iedereen komt binnen... onze klanten vullen papieren verzekeringsaanvragen in, dus het is moeilijk voor ons om thuis zaken te doen, " ze zei, weigert haar familienaam te geven.

Ze probeert voorzichtig te zijn met de trein, op zoek naar rijtuigen die leger lijken dan andere.

Sommige werknemers hebben het beter, zoals de 30-jarige Yuki, een reisagent bij een bedrijf in Tokio dat voornamelijk online documenten gebruikt, evenals digitale hanko.

"Ik klik maar één keer en we krijgen een digitaal zegel op een document. Het is gemakkelijk, " ze zei.

Maar zelfs zij zegt dat ze meerdere dagen per week naar kantoor gaat omdat sommige gegevens niet op afstand toegankelijk zijn.

"Met de trein naar kantoor gaan, baart mij de meeste zorgen. Ik maak me ook zorgen over besmetting op kantoor, " ze zei.

"Ik wil echt contact met mensen vermijden."

Yuki maakt zich zorgen dat mensen die in kantoren blijven werken de infectie verspreiden.

"Daarom had Japan misschien een verbod moeten opleggen om uit te gaan in het buitenland, " ze zei.

"Japanners zijn harde werkers, dus tenzij we gedwongen worden om niet te gaan werken, het wordt moeilijk om 80 procent van het contact te vermijden."

© 2020 AFP