Het aantal onderbrekingen is in de loop der jaren toegenomen, met aanzienlijke gevolgen voor de productiviteit en het welzijn. Veel organisaties begrijpen de ware aard van onderbrekingen en de gevolgen daarvan voor werknemers echter nog steeds verkeerd en zien deze over het hoofd. Laten we eens kijken naar de veelvoorkomende misvattingen en wat bedrijven in plaats daarvan zouden moeten doen:

Misvatting 1:Alle onderbrekingen zijn negatief en moeten worden geëlimineerd

Realiteit:Niet alle onderbrekingen zijn slecht. Sommigen kunnen nieuwe ideeën, inzichten en samenwerkingsmogelijkheden opleveren. Het is essentieel om onderscheid te maken tussen onderbrekingen van hoge kwaliteit (verrijkend en waardevol) en onderbrekingen van lage kwaliteit (onnodig en afleidend).

Oplossing: Organisaties moeten onderbrekingen van hoge kwaliteit identificeren en aanmoedigen, terwijl ze strategieën implementeren om onderbrekingen van lage kwaliteit te minimaliseren. Dit kan het definiëren van duidelijke richtlijnen voor communicatie omvatten en het reserveren van speciale tijden voor gericht werken en samenwerken.

Misvatting 2:Technologie is de belangrijkste oorzaak van onderbrekingen

Realiteit:Hoewel technologie kan bijdragen aan onderbrekingen, zoals meldingen en afleidingen van sociale media, is dit niet de enige factor. Andere bronnen van onderbrekingen kunnen lawaai, kantoorindelingen en zelfs de organisatiecultuur zijn.

Oplossing: In plaats van technologie de schuld te geven, moeten bedrijven grondige analyses van hun werkomgeving uitvoeren om de grondoorzaken van onderbrekingen te begrijpen en deze dienovereenkomstig aan te pakken. Hierbij kan het gaan om het creëren van stiltezones, het opnieuw ontwerpen van kantoorruimtes en het instellen van beleid voor passende communicatie.

Misvatting 3:onderbrekingen zijn altijd onvoorspelbaar

Realiteit:Veel onderbrekingen zijn voorspelbaar, zoals vergaderingen, check-ins of taken waarvoor samenwerking vereist is. Door op deze onderbrekingen te anticiperen, kunnen werknemers hun tijd en werkschema’s beter beheren.

Oplossing: Organisaties kunnen tools en strategieën bieden waarmee werknemers voorspelbare onderbrekingen kunnen herkennen en er effectief op kunnen plannen. Dit kan het plannen van specifieke tijdsblokken voor gericht werk omvatten, het gebruik van tijdmanagementtechnieken en het communiceren van beschikbaarheid met collega's.

Misvatting 4:Werknemers moeten altijd beschikbaar en responsief zijn

Realiteit:Constante beschikbaarheid kan leiden tot burn-out, verminderde creativiteit en verminderde werkkwaliteit. Werknemers hebben tijd nodig voor diepe focus en herstel om optimaal te kunnen presteren.

Oplossing: Bedrijven moeten een flexibel werkbeleid invoeren dat werknemers in staat stelt grenzen te stellen, onnodige afleiding te vermijden en pauzes te nemen. Dit omvat het respecteren van de vrije tijd, de openingstijden buiten kantooruren en de vakantietijd van personen.

Misvatting 5:Opendeurbeleid bevordert altijd samenwerking en innovatie

Realiteit:Hoewel een opendeurbeleid een gevoel van toegankelijkheid bevordert, kan het ook leiden tot buitensporige onderbrekingen en verstoring van geconcentreerd werk.

Oplossing: Organisaties kunnen vaste tijden invoeren voor opendeursessies of ‘spreekuren’ waar medewerkers managers of collega’s kunnen benaderen met vragen of ideeën. Dit zorgt voor een evenwicht tussen samenwerking en ononderbroken werktijd.

Misvatting 6:Het aanpakken van onderbrekingen is een individuele verantwoordelijkheid

Realiteit:Onderbrekingen hebben gevolgen op organisatieniveau en beïnvloeden de teamdynamiek, productiviteit en algemene werktevredenheid.

Oplossing: Organisaties moeten collectieve actie ondernemen door beleid, richtlijnen en technologieën te implementeren die het vermogen van werknemers ondersteunen om zich te concentreren en effectief samen te werken. Dit kan trainingsprogramma's, communicatieprotocollen en het bevorderen van een cultuur van respect voor individuele werkbehoeften omvatten.

Door deze misvattingen te onderkennen en aan te pakken, kunnen organisaties productievere en vervullendere werkomgevingen creëren, waardoor hun werknemers kunnen floreren te midden van afleidingen en onderbrekingen.