Het recente geval van papieren medische dossiers van een ziekenhuis in Brisbane, gevonden in een drukke straat, benadrukt de noodzaak van veilige, gecontroleerde verwijdering van medische dossiers.

De dossiers zouden afkomstig zijn van poliklinieken en bevatten namen van patiënten en hun afspraken, maar geen medische gegevens. Nu onderzoekt Queensland Health de omstandigheden waaronder de bestanden in het openbaar zijn gevonden, in plaats van veilig te worden vernietigd door een aannemer.

Dus hoe gaan ziekenhuizen en klinieken om met hun oude papieren dossiers als ze overstappen op elektronische systemen? Hoe gaan zij om met de tsunami aan bestanden die veilig verwijderd moeten worden?

Uw medische gegevens, hetzij op papier of elektronisch, moeten worden bewaard zolang ze relevant zijn voor uw zorg, met beperkte toegang om uw privacy te beschermen. Maar wie bepaalt wanneer medische dossiers niet meer nodig zijn? Wat gebeurt er dan?

Overheden op alle niveaus hebben hier wetgeving voor. Bijvoorbeeld, de gezondheidsafdeling van Queensland specificeert wat wordt vernietigd en wanneer, volgens een schema van Queensland State Archives. Dit omvat medische dossiers in de openbare gezondheidszorg in fysieke vorm (papier, foto's, film), in elektronische vorm of een combinatie van beide.

Dit, bijvoorbeeld, zegt dat "records die bewijzen van klinische zorg aan een individu of groepen volwassen patiënten/cliënten tonen" moeten worden bewaard "tot tien jaar na de laatste dienstverlening aan de patiënt/cliënt of medisch-juridische actie." Er zijn een aantal uitzonderingen met betrekking tot, bijvoorbeeld, klinische proeven, geestelijke gezondheid en overdraagbare ziekten. Voor elke uitzondering er is een specifieke tijdsperiode van hoe lang het bestand moet worden bewaard.

Queensland State Archives adviseert ook over hoe records veilig moeten worden vernietigd, hetzij door te versnipperen, verpulveren of verbranden.

Ziekenhuizen kunnen commerciële diensten inhuren om papieren dossiers te vernietigen. Maar de eigenaar van het document, in dit geval het ziekenhuis, is er uiteindelijk verantwoordelijk voor dat dit wettelijk wordt uitgevoerd.

Het Royal Australian College of General Practitioners (RACGP) heeft praktijknormen opgesteld voor huisartsenpraktijken. Deze vereisen de veilige vernietiging (bijvoorbeeld door versnippering) van papieren dossiers voordat ze worden weggegooid.

Dus, ziekenhuizen en huisartsenpraktijken moeten beleid en procedures ontwikkelen en implementeren die expliciet aangeven wanneer en hoe medische dossiers moeten worden verwijderd, en houd ook bij wanneer dat gebeurt.

Echter, om te bepalen of een individueel medisch dossier uit de enorme hoeveelheden die de houdbaarheidsdatum heeft overschreden, voor administratief personeel zeer veel middelen kan vergen.

Dit betekent dat de uiteindelijke oorzaak van de vernietiging van papieren documenten waarschijnlijker is dat dure kantoor- of opslagruimte moet worden vrijgemaakt. Het is dit soort scenario dat uiteindelijk zou kunnen uitdraaien op records die per ongeluk of opzettelijk worden gedumpt, waar dan ook, wanneer dan ook.

De overstap naar digitale documenten

De situatie in Brisbane benadrukt de beperkingen van "business as usual" met betrekking tot medische dossiers, waaronder papieren dossiers die op meerdere locaties worden bewaard, in ziekenhuizen, in huisartsenpraktijken en bij specialisten.

Overweeg uw eigen medisch dossier "papieren spoor, " die dossiers van ziekenhuisopnames kunnen bevatten, dossiers van uw plaatselijke arts of andere specialist, en resultaten van bloedonderzoeken en röntgenfoto's die elders zijn uitgevoerd.

Zowel op persoonlijk als op het niveau van de hele bevolking, er zijn duidelijk tal van mogelijkheden voor onbedoelde toegang tot deze fysieke documenten. Centraal en veilig opgeslagen elektronische dossiers kunnen dit risico aanpakken, en hebben ook een aantal andere voordelen.

Privacyschendingen met betrekking tot papieren medische dossiers zijn deels een functie van een wereldwijde overgang van een vertrouwde vertrouwde omgeving van papieren dossiers naar elektronische medische dossiers.

Dit verveelvoudigt het aantal papieren documenten dat moet worden vernietigd dramatisch - van alleen de documenten die "verouderd" zijn tot elk document dat wordt gescand en overbodig wordt gemaakt.

De zaak Brisbane benadrukt ook de gevoeligheid van medische dossiers in al hun vormen, een factor die ook een rol speelt in het debat over Mijn gezondheidsdossier.

Wie vertrouwen we om onze gevoelige medische dossiers veilig te houden? Moet ons vertrouwen worden gesteld in de oude papieren dossiers (onderdeel van de status quo) of een gecentraliseerd elektronisch medisch dossier?

De situatie in Brisbane, door de beperkingen van papieren documenten te benadrukken, daagt zeker opvattingen uit over het vertrouwde vertrouwen en de voorkeur geven aan de status-quo.

Dus, wat kunnen we verwachten?

Zoals alle overgangen van deze schaal, er zijn verschillende kosten verbonden aan het overstappen van papieren naar elektronische medische dossiers, een daarvan is het vooruitzicht van verdere datalekken in papieren dossiers, aangezien bergen overtollige dossiers worden vernietigd. Deze transitiekosten moeten echter worden afgewogen tegen het uiteindelijke voordeel van elektronische dossiers.

Zelfs het accepteren van deze voordelen betekent niet noodzakelijk dat mensen automatisch meer vertrouwd zullen raken met elektronische medische dossiers, zoals Mijn gezondheidsdossier. Om dat te laten gebeuren, mensen moeten ook een algemeen gebrek aan vertrouwen in de overheid overwinnen.

Echter, uit ons onderzoek blijkt dat het mogelijk is om mensen te stimuleren om gebruik te maken van online overheidsdiensten. Door gebruik te maken van gedragswetenschap, we hebben aangetoond dat het bieden van klantenondersteuning en het promoten van de voordelen en het gemak van online diensten helpt bij de overgang van wachtrijen en papieren formulieren naar het gebruik van online diensten.

Hoop voor de toekomst

In de haast om mensen naar glimmende nieuwe online platforms te slepen, dit illustreert hoe eenvoudig het is om mensen over de voordelen te vertellen en het ondersteunen van hun transitie kan veel van de psychologische barrières voor verandering wegnemen.

Vervolgens, Hopelijk, we kunnen het einde zien van papieren medische dossiers en diensten, en er worden minder papieren dossiers langs de kant van de weg gedumpt. Zolang er papieren dossiers bestaan, zijn ze kwetsbaar voor ongeoorloofde toegang, hetzij in een opslagfaciliteit, hetzij op weg naar vernietiging. Echter, elk geval van ongeoorloofde toegang valt in het niet bij het aantal papieren dossiers dat met succes en veilig is vernietigd, nooit meer fysiek toegankelijk zijn.

Dit artikel is opnieuw gepubliceerd vanuit The Conversation onder een Creative Commons-licentie. Lees het originele artikel.