Een effectief archiveringssysteem kan u tijd en energie besparen als u belangrijke informatie hebt die snel uit een grote hoeveelheid bestanden moet worden teruggeroepen. Er zijn twee soorten archiveringssystemen, die met getallen of numerieke systemen en die met letters of alfabetische systemen. Leren hoe je deze systemen kunt gebruiken, is essentieel om te beslissen welke het beste bij je past. Hoewel er verschillende categorieën zijn, is het begrijpen van de basisprincipes van deze bestandssystemen eenvoudig.

Bepaal welk type alfabetisch en numeriek systeem het beste werkt voor de soorten documenten die u wilt archiveren. Er zijn drie standaard alfabetische systemen en vier numerieke systemen, waarvan de meest voorkomende het decimale systeem is. De drie alfabetische systemen zijn actueel, encyclopedie en geografisch.

Begin met het definiëren van het "actuele alfabetische" systeem. Dit is ook bekend als het "woordenboek" -systeem en is het gemakkelijkst te begrijpen. In dit geval geeft elk bestand een titel en die titels zijn alfabetisch gerangschikt van A tot Z. Ze zijn niet gegroepeerd in onderwerpen en hebben geen categorieën, dus dit systeem is meestal het beste voor kleinere hoeveelheden bestanden.

Begrijp het "encyclopedie" of "geclassificeerde" systeem. In dit systeem zijn er grote overkoepelende koppen of onderwerpen, zoals geschiedenis of filosofie, waarin kleinere onderwerpen alfabetisch zijn gegroepeerd. Als dit nodig is, kunnen er aanvullende bestanden worden gerangschikt op alfabetische volgorde binnen deze subkoppen. In de geschiedenis zou je bijvoorbeeld kunnen beschikken over ondertitels met tientallen jaren en binnen die bestanden, bestanden die bepaalde aspecten van geschiedenis aanduiden, zoals technologie of oorlog. Deze subcategorieën kunnen doorgaan totdat u vindt dat het bestandssysteem voor u efficiënt is.

Overweeg het "geografische" systeem te leren kennen voor documenten met informatie over plaatsen. Net als het encyclopediesysteem heeft dit systeem belangrijke categorieën zoals landen of staten met subcategorieën zoals steden of steden die daarbinnen in alfabetische volgorde zijn opgeslagen.

Begrijp in ieder geval de basisprincipes van decimale archiveringssystemen. Dit is het decalsysteem van Dewey dat het vaakst door bibliotheken wordt gebruikt om boeken en referentiemateriaal in te delen op oproepnummers. In dit geval kunt u niet meer dan 10 categorieën hebben vanwege de decimale beperking van alleen het gebruik van nummers nul tot en met negen. Deze tien categorieën kunnen vervolgens worden onderverdeeld in 10 extra categorieën zo vaak als nodig is op dezelfde manier als het encyclopedie-alfabetische systeem werkt.

Splits het decimale systeem op in eenvoudig te leren brokken. Uw huidige bibliotheek vereist bijvoorbeeld dat u drie decimalen hebt, zodat uw tien categorieën worden weergegeven als 000, 100, 200 enzovoort, elk met een titel. Binnen elk van deze zijn subcategorieën zoals 002 of 103 totdat alle decimalen zijn ingevuld. In dit geval staat de 002 voor een categorie in de 000s en de 103 staat voor een categorie in de 100s. Dit systeem is geschikt voor extreem grote hoeveelheden informatie, omdat de decimalen naar behoefte kunnen worden uitgebreid en aangevuld.

Tip

Als formele training het leren gemakkelijker maakt, kunt u overwegen om een ​​indieningsklasse te nemen in de bedrijfsafdeling van uw plaatselijke gemeenschapscollege of u kunt een bibliotheekwetenschapsklas nemen voor het ingewikkeldere decimale systeem.