Werken in meerdere projecten is tegenwoordig de norm voor de meeste banen. Volgens recent onderzoek jongleert meer dan 80% van de werknemers met meerdere werkprojecten tegelijk.

Dergelijke regelingen zijn alomtegenwoordig:59% van de werknemers werkt aan twee tot vijf projecten, 11% aan zes tot tien projecten en 15% aan meer dan tien tegelijk. De grondgedachte achter het toewijzen van werknemers aan meerdere projecten wordt vaak gefactureerd als het verhogen van de productiviteit, maar het is gewoon een manier om bedrijven tijd, geld en middelen te besparen.

Zijn deze werkpraktijken dus echt gunstig voor bedrijven, om nog maar te zwijgen van werknemers en de projecten waaraan ze werken? In de nasleep van de COVID-19-pandemie, terwijl we blijven debatteren over buitensporige werkeisen, loopbaandruk en werktevredenheid (u hebt vrijwel zeker gehoord van het fenomeen "rustig stoppen", wanneer werknemers het absolute minimum doen om aan de loonlijst) is dit een belangrijk onderwerp om te bespreken.

En uit ons nieuwe onderzoek blijkt zelfs dat het werken aan te veel projecten de prestaties schaadt en niet gunstig is voor werknemers, projecten of bedrijven. We kwamen tot deze conclusie na samenwerking met een toonaangevende fabrikant van hydraulische pompen met ongeveer 20.000 werknemers in meer dan 50 landen.

We hebben gedetailleerde gegevens van de projecten van dit bedrijf bekeken, inclusief maandelijkse key performance indicators (of doelstellingen), verantwoordelijkheden van medewerkers en informatie over tijdtoewijzing. Vervolgens hebben we de personeelsdossiers van het bedrijf en andere werkregisters bestudeerd om aanvullende informatie over zijn werknemers te verzamelen. De mensen die we bestudeerden varieerden in rang, ervaring, geslacht, rol en locatie. Met behulp van statistische modellering hebben we ontdekt waarom en hoe u de optimale werklast kunt bereiken wanneer u aan meerdere projecten wordt toegewezen.

Vijf projectenlimiet

Na jarenlang honderden werknemers bij deze grote multinational te hebben geobserveerd, ontdekten we dat het jongleren met meer dan vijf gelijktijdige projecten nadelig kan zijn voor het halen van projectdeadlines. Maar het werken aan minder dan vijf projecten kan voorkomen dat mensen maximale productiviteit bereiken.

Bij minder projecten is de kans groter dat er tijd verloren gaat aan nietsdoen. Als andere teamleden bijvoorbeeld niet op tijd hun input leveren, kunt u terwijl u wacht overschakelen om aan een taak voor een ander project te werken.

Door aan meerdere projecten te werken, kunnen alle soorten werknemers effectievere werkmethoden ontwikkelen. Ingenieurs kunnen bijvoorbeeld geautomatiseerde wachtrijprocessen inzetten en chirurgen kunnen flexibele prioriteitsschema's ontwikkelen wanneer ze met meerdere patiënten werken. Met andere woorden, werknemers profiteren van creatieve oplossingen wanneer ze aan meerdere projecten werken, waardoor ze meer gedaan krijgen in minder tijd.

Te weinig projecten hebben is dus niet goed. Wat dacht je van te veel? We ontdekten dat werknemers met meer dan vijf projecten een gebrek aan focus en een overbelaste hersencapaciteit zouden kunnen ervaren. Dergelijke werknemers kunnen bijvoorbeeld moeite hebben om in het moment aanwezig te zijn. Dit wordt "aandachtsresidu" genoemd en het is aangetoond dat het alomtegenwoordig is in alles wat we doen. Dus de volgende keer dat je baas je vraagt ​​om nog een Zoom-oproep te doen om een ​​nieuw project te bespreken, blijkt uit ons onderzoek dat je twee keer moet nadenken voordat je akkoord gaat.

Ideale omstandigheden

Hoewel het misschien ideaal is om vijf projecten te hebben, hebben niet alle werknemers en bedrijven een keuze. Het goede nieuws is dat ons onderzoek ook wijst op drie belangrijke voorwaarden voor een betere afhandeling van meerdere werkprojecten.

1. Wie je bent

Onderzoek toont aan dat een diepgaande specialisatie in een taak ervoor kan zorgen dat medewerkers efficiënter kunnen werken. Denk aan een logistiek specialist die een combinatie heeft van relevante opleiding en werkervaring in supply chains. Ze kan in alle projecten dezelfde werkwijzen toepassen zonder 'het wiel opnieuw uit te vinden'. Evenzo kan een ingenieur die alles weet over een bepaald type software, sneller de vereisten begrijpen van elk nieuw project met betrekking tot dat systeem.

2. Aan welke projecten je werkt

Soortgelijke projecten kunnen bijna identieke oplossingen vereisen die keer op keer kunnen worden herhaald. Als een schrijver bijvoorbeeld aan drie of vier projecten voor een vergelijkbaar publiek werkt, kunnen ze dezelfde sjablonen of tools gebruiken om bepaalde taken uit te voeren.

3. Met wie je werkt

Het zien van bekende gezichten in meerdere projecten bespaart volgens ons onderzoek tijd op lange introducties, misverstanden en verduidelijkingen. Collega's die elkaar kennen, kunnen vertrouwen op gedeelde ervaringen en gebruiken best practices uit het verleden.

Uiteindelijk schaadt het werken aan te veel projecten werknemers, projecten en bedrijven. Het beïnvloedt de productiviteit en het moreel van werknemers en kan leiden tot burn-out. Dus in plaats van werknemers te overbelasten, moeten managers de manier waarop ze hun tijd besteden verbeteren.

Dit creëert een win-winsituatie voor werknemers en bedrijven. Bedrijven kunnen nog steeds mensen aan meerdere projecten laten werken. Maar om de productiviteit en de eisen van de werknemers in evenwicht te brengen, kunnen ze meer gespecialiseerde werknemers toewijzen aan gelijktijdige projecten met bekende gezichten en soortgelijke eisen. En zo maakt teamwork de droom waar.